Działy księgowe to serce danych firmy. Tu jest wiedza o ponoszonych kosztach i możliwych do realizacji budżetach inwestycyjnych. Ogrom przetwarzanych w tym dziale danych wymusza wykorzystanie technologii i wtedy z pomocą przychodzi zewnętrzny dostawca. Co ważne, współpraca opiera się na ustalonych zasadach i obejmuje określony zakres. Może to być pełen lub częściowy outsourcing, albo tylko udostępnienie potrzebnych klientowi narzędzi. Tak skonstruowana współpraca wspiera klienta w pokonywaniu wyzwań: dostosowaniuę do nowych przepisów, dostępie do specjalistów księgowych, sprawnej i terminowej realizacji zadań. W praktyce firma zyskuje znacznie więcej. Co dokładnie – można się tego dowiedzieć z wypowiedzi Jolanty Durasiewicz, prezes zarządu, zawartych w artykule pt.” Księgowe centrum dowodzenia” dostępnym we wrześniowym numerze „Forbes’a”.

Outsourcing księgowy – na co może liczyć klient?

Zdaniem naszej ekspertki dzięki outsourcingowi księgowemu klient zyskuje przede wszystkim bezpieczeństwo, które realizowane jest na kilku poziomach. Po pierwsze zapewnienie ciągłości procesów dzięki udostępnieniu odpowiednich zasobów ludzkich – doświadczonych, kompetentnych i gotowych do pracy. Po drugie – automatyzacja i robotyzacja procesów, które zapewniają wysoką efektywność w zakresie terminowości i jakości danych. Zazwyczaj firmy mają mniejszą skłonność do inwestowania w doskonalenie funkcjonowania back office. Podzielają bowiem przekonanie, że nie wpłynie to bezpośrednio na wynik firmy. Tymczasem zewnętrzny partner doskonali swoje procesy, które stanowią dla niego core business i w sposób maksymalny wykorzystuje dostępną technologię. W efekcie dostarcza klientowi usługę w optymalnej cenie i na wysokim poziomie. Do tego zna przepisy i potrafi je zastosować oraz monitoruje trendy rynkowe. Dzięki temu klient otrzymuje usługę na wyższym poziomie od tej realizowanej własnymi zasobami.

Czy outsourcing księgowy podąża za trendami rynkowymi?

Outsourcer musi być uważnym obserwatorem rynku. Śledzić trendy i wdrażać najbardziej skuteczne rozwiązania. To one decydują o wysokiej jakości realizowanej usługi. Potwierdzeniem tego faktu jest 98% faktur przetwarzanych cyfrowo w obsługiwanych przez naszą spółkę procesach księgowych. Jedynie 2% wymaga sprawdzenia przez pracownika. To właśnie jest efekt zastosowania digitalizacji i optycznego rozpoznawania znaków (OCR) oraz automatyzacji. Dzięki tym rozwiązaniom outsourcing księgowy zyskuje wyższą efektywność i ogranicza ryzyko błędu ludzkiego.

Istotna jest rola doradcza outsourcera. Potrzebna jest podczas całego okresu trwania współpracy, bo usługa nieustannie ewoluuje – stosownie do potrzeb klienta oraz wymagań rynku.

Outsourcing – projekt czy proces?

Większość klientów patrzy na outsourcing przez pryzmat określonych celów do osiągnięcia. Oczywiście są one ważne i trzeba uwzględniać je w planie działań. Należy jednak mieć świadomość, że outsourcing to ciągły proces, nie projekt zamknięty w ustalonych z góry ramach czasowych. Na tym właśnie polega różnica między obsługą biura rachunkowego a outsourcingiem. Zewnętrzny partner dodatkowo zapewnia optymalizację realizowanych zadań ukierunkowaną na wsparcie klienta w prowadzeniu biznesu.

Artykuł pt.”Księgowe centrum dowodzenia” jest dostępny we wrześniowym numerze magazynu „Forbes”.