W ostatni przedwakacyjny czwartek, 26 czerwca 2026 r. inQUBE Uniwersytecki Inkubator Przedsiębiorczości we Wrocławiu zorganizował śniadanie biznesowe. Tematem wydarzenia był Krajowy System e-Faktur oraz związane z nim zmiany w księgowości, podatkach i finansach. Impel Business Solutions był partnerem tego spotkania.

W panelu wzięli udział praktycy i doświadczeni eksperci księgowi, podatkowi i finansowi – Aneta Maria Szymik i Kinga Lesisz z Impel Business Solutions, Paweł Podlasiński z Business Tax Professionals i Małgorzata Latuszek z TAXXO. Spotkanie poprowadził  dyrektor inQUBE’a – Jakub Cendrowski.

Paneliści rozmawiali nie tylko o samym obowiązku wdrożenia KSeF, ale także o jego praktycznych konsekwencjach dla firm: organizacji pracy, obiegu dokumentów, automatyzacji procesów oraz nowych kompetencjach, które będą potrzebne w zespołach finansowo-księgowych. 

KSeF to sposób działania całej organizacji

Jednym z najważniejszych wniosków płynących z dyskusji było to, że KSeF nie jest wyłącznie zmianą technologiczną. To rozwiązanie, które wpływa na sposób działania całej organizacji. Wymaga uporządkowania procesów, większej dyscypliny w obiegu dokumentów oraz współpracy pomiędzy księgowością, finansami, podatkami, IT i biznesem. Paneliści zwracali uwagę, że część firm nadal odkłada przygotowania do KSeF, między innymi dlatego, że brak sankcji osłabia poczucie pilności. Jednocześnie podkreślano, że zwlekanie może zwiększyć ryzyko błędów, chaosu organizacyjnego i kosztownych korekt. 

KSeF porządkuje procesy, ale nie eliminuje pracy księgowych 

W rozmowie wielokrotnie wybrzmiało, że KSeF nie zwalnia księgowych z odpowiedzialności za weryfikację dokumentów. Automatyzacja może przyspieszyć obieg faktur, uporządkować dane i ograniczyć ręczną pracę, ale nadal potrzebna jest kontrola merytoryczna, podatkowa i biznesowa. 

Aneta Maria Szymik zwracała uwagę, że wdrożenie KSeF zmienia strukturę pracy w księgowości. System wymaga większego porządku, standaryzacji i pracy na danych w określonym formacie. Dzięki temu część procesów można obsługiwać sprawniej, ale rola człowieka nie znika. Przesuwa się natomiast w stronę analizy, interpretacji i kontroli jakości dokumentów. 

W tym kontekście pojawiło się pojęcie „technoksięgowych” – specjalistów łączących wiedzę księgową z umiejętnością pracy z technologią, systemami i automatyzacją. To właśnie takie kompetencje będą coraz bardziej potrzebne firmom, które chcą nie tylko spełnić wymogi regulacyjne, ale też realnie usprawnić procesy finansowo-księgowe. 

Praktyczne problemy przedmiotem zainteresowania 

Pytania z sali pokazały, że przedsiębiorcy i osoby odpowiedzialne za finanse najbardziej koncentrują się dziś na praktyce wdrożenia. Uczestnicy pytali między innymi o sytuacje, w których system nie działa prawidłowo, obsługę korekt, problemy z zaokrągleniami, numerem KSeF czy ryzykiem wysłania dokumentów do środowiska demo zamiast do właściwego systemu. 

Paneliści podkreślali, że KSeF wymaga uważności na każdym etapie procesu. Kinga Lesisz zwróciła uwagę, że szczególnie istotne będzie pilnowanie, czy faktura posiada numer KSeF. Dyskutowano również o tym, że warto korzystać ze środowiska testowego, aby uczyć się systemu, sprawdzać procedury i oswajać się z obsługą korekt, zanim nowe obowiązki staną się codziennością operacyjną. 

W rozmowie pojawił się też wątek ograniczeń samego systemu. Uczestnicy zauważali, że KSeF nie pełni funkcji kompleksowego narzędzia do zarządzania płatnościami czy przypomnieniami. To przede wszystkim system fakturowy i raportowy, a nie platforma do obsługi całego procesu finansowego w firmie. 

Więcej danych dla administracji, większa odpowiedzialność po stronie firm 

Jednym z ciekawszych wątków dyskusji była zmiana zakresu danych dostępnych dla administracji skarbowej. Paneliści zwracali uwagę, że wraz z KSeF rośnie poziom transparentności transakcji. Dane o fakturach będą dostępne w systemie znacznie szybciej, a administracja będzie mogła analizować informacje o podatnikach, płatnościach i dokumentach w sposób bardziej uporządkowany niż dotychczas. 

Paweł Podlasiński podkreślał, że w tradycyjnych strukturach JPK nie raportowano tak szczegółowo, czego dotyczy faktura. W KSeF zakres danych jest szerszy, co oznacza większą precyzję, ale także większą odpowiedzialność po stronie firm za jakość, kompletność i poprawność informacji wprowadzanych do systemu. 

AI nie zastąpi księgowych, ale zmieni sposób pracy 

Drugim ważnym tematem spotkania była sztuczna inteligencja. Paneliści byli zgodni, że AI nie oznacza końca pracy księgowych. Rola sztucznej inteligencji polega raczej na przejmowaniu powtarzalnych, czasochłonnych czynności, przyspieszaniu analizy danych, wspieraniu automatyzacji i usprawnianiu obiegu dokumentów. 

Aneta Maria Szymik podkreślała, że przyszłość księgowości będzie opierać się na analizie dokumentów, pracy z danymi i rozumieniu procesów biznesowych. Pojawił się też wątek skrócenia przez AI „pasa startowego” dla osób wchodzących do zawodu. Zadania, które kiedyś pozwalały młodym specjalistom zdobywać doświadczenie – research, analiza orzecznictwa, przygotowanie materiałów – dziś coraz częściej mogą być wspierane lub wykonywane przez narzędzia oparte na sztucznej inteligencji. 

Wniosek z dyskusji był jednoznaczny: technologia nie zastąpi wiedzy eksperckiej, ale zmieni sposób jej wykorzystywania. Coraz większe znaczenie będą miały krytyczne myślenie, umiejętność oceny danych, rozumienie kontekstu biznesowego i zdolność do podejmowania decyzji na podstawie informacji generowanych przez systemy. 

KSeF jako impuls do uporządkowania procesów 

Spotkanie pokazało, że KSeF jest dla firm nie tylko obowiązkiem regulacyjnym, ale również impulsem do uporządkowania procesów finansowo-księgowych. Uczestnicy byli zainteresowani przede wszystkim tym, jak uniknąć błędów, jak przygotować zespoły, jak korzystać ze środowiska testowego, jak obsługiwać korekty oraz jak połączyć wdrożenie KSeF z automatyzacją i narzędziami AI. 

Najważniejszy wniosek z rozmowy jest praktyczny: firmy, które potraktują KSeF wyłącznie jako obowiązek techniczny, mogą nie wykorzystać jego potencjału. Te, które podejdą do wdrożenia szerzej, jako do projektu organizacyjnego, procesowego i kompetencyjnego, mają szansę nie tylko ograniczyć ryzyko, ale też zwiększyć efektywność pracy księgowości i finansów. 

Po części merytorycznej uczestnicy kontynuowali rozmowy podczas networkingu. Dyskusje potwierdziły, że przedsiębiorcy szukają dziś nie tylko informacji o nowych regulacjach, ale również praktycznego wsparcia w przejściu przez zmianę: od analizy procesów, przez dobór narzędzi, po przygotowanie zespołów do pracy w nowym modelu. 

Zobacz naszą galerię zdjęć z tego wydarzenia: