Spółka Impel Business Solutions od lat specjalizuje się w outsourcingu usług kadrowo-płacowych, księgowych oraz zarządzania dokumentacją. Dziś z dumą prezentujemy nowe podejście do obszaru zarządzania dokumentacją, które dzięki przeprowadzonym zmianom wyznacza nową jakość na rynku.

Nowoczesne centrum zarządzania dokumentacją

Centrum Usług Procesowych ds. Zarządzania Dokumentacją (CUP ZD) odgrywa kluczową rolę w ofercie Impel Business Solutions. Świadczy usługi archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentów zarówno dla firm z różnych sektorów rynku , jak i dla jednostek budżetowych, takich jak szpitale. Codziennie obsługujemy setki klientów, dostarczając najwyższej jakości usługi, które są również dostępne bezpośrednio u klienta.

Serce naszej działalności stanowi nowoczesny magazyn wysokiego składowania w Łodzi, gdzie na powierzchni 2400 m² dokumenty są przechowywane w zgodzie z rygorystycznymi normami prawnymi, digitalizowane i bezpiecznie niszczone. Tylko dla jednego klienta z branży logistycznej każdego dnia serwery spółki opuszcza średnio 10 tysięcy dokumentów, które są przekazywane do systemów jego odbiorców. I dodatkowo blisko 1000 dokumentów trafia do indywidualnych klientów w formie skanów z zasobów przechowywanych w strefie magazynowej.

Transformacja z myślą o klientach

Ostatnie zmiany w CUP ZD koncentrują się na podniesieniu jakości usług, automatyzacji procesów oraz budowie nowoczesnych systemów zarządzania. Wprowadziliśmy m.in. zasady 5S, nowe standardy obsługi klienta oraz metody optymalizacji procesów w duchu Lean Management. Dzięki temu możemy oferować szybszy dostęp do zdigitalizowanej dokumentacji – to właśnie wspomniany wcześniej przykład 10 tysięcy plików, które codziennie migrują do klientów za pośrednictwem naszych zabezpieczonych serwerów FTP.

Nie bez znaczenia jest wdrożenie nowego systemu klasy WMS (Warehouse Management System), który jeszcze bardziej usprawni zarządzanie zasobami magazynowymi. System jest już na zaawansowanym etapie wdrożenia, a jego pełna implementacja będzie kamieniem milowym w rozwoju spółki Impel Business Solutions.

Liderzy zmian i nowoczesne technologie

Wszelkie wprowadzone zmiany były możliwe dzięki zaangażowaniu wszystkich członków zespołu oraz ich liderów:

  • Karolinie Rybie – liderce Biura Digitalizacji i Zarządzania Dokumentacją odpowiedzialnej za obsługę spółek z Grupy Impel SA;
  • Dariuszowi Jarlachowiczowi – kierownikowi zespołu odpowiedzialnemu za magazyn w Łodzi
  • Bartoszowi Dąbrowskiemu – dyrektorowi Centrum Usług Procesowych ds. Zarządzania Dokumentacją sprawującemu całościowy nadzór nad usługą zarządzania dokumentacją oraz autorowi wizji i strategii wprowadzonych zmian.

Dzięki zaangażowaniu pracowników oraz technologii bezpieczeństwa certyfikowanej zgodnie z normami ISO 9001:2015 i ISO 27001:2022, gwarantujemy nie tylko efektywność, ale także pełne bezpieczeństwo przetwarzania danych.

Wzrost, efektywność i nowe możliwości

Efekty transformacji widoczne są w każdym aspekcie działalności. Optymalizacja przyczyniła się nie tylko do zwiększenia liczby obsługiwanych klientów, ale też poprawiła wydajność realizowanych procesów. Wprowadzone zmiany przekładają się na coraz większą skuteczność w pozyskiwaniu zleceń z przetargów, równoległe rozwijanie dwóch kanałów sprzedaży – rynkowego i publicznego – to szansa na dalszy rozwój portfolio usług i personalizowanie produktów.

Ciągłe doskonalenie to nasze motto

Ciągłe doskonalenie CUP ZD wsparte regularnymi szkoleniami pracowników, pozwala spełniać rygorystyczne oczekiwania rynku, a czasami nawet je wyprzedzać. Wprowadzane rozwiązania, w tym projekty związane z ESG, są dowodem na to, że rozwój i bezpieczeństwo klientów to nasze priorytety.

Zapraszamy do współpracy i poznania profesjonalnej obsługi zarządzania dokumentacją z Impel Business Solutions!

Aktualności