Tytuł: Automatyzacja księgowości i obsługa kadrowo-płacowa: Klucz do efektywności i precyzji

W dzisiejszych czasach technologia odgrywa kluczową rolę w procesach back office, szczególnie w obsłudze księgowej i kadrowo-płacowej. Papierowe dokumenty ustępują miejsca cyfrowym, a powtarzalne czynności są wykonywane przez roboty.

Wdrożenie narzędzi OCR – więcej niż tylko zakup

Wybór odpowiedniego narzędzia to dopiero początek. Nawet najlepsze rozwiązanie dostępne na rynku nie gwarantuje osiągnięcia zamierzonego efektu. Często bowiem, już po wdrożeniu, narzędzie nie spełnia oczekiwań biznesowych i generuje błędy. Katarzyna Łucka z Impel Business Solution, dyrektor biura zarządzania systemami i projektami, zauważa, że problemem jest często nieprecyzyjne określenie założeń biznesowych na etapie wdrożenia. Zdradza, że konieczne jest dokładne określenie funkcjonalności, integracji z systemem oraz mapowanie pól w systemie dziedzinowym. W przeciwnym razie wdrożenie nie będzie przebiegać zgodnie z planem.

Przykłady wdrożeń

Spółka Impel Business Solutions wdrożyła technologię OCR w procesie automatyzacji faktur zakupowych i e-teczki w procesach kadrowo-płacowych. Dzięki temu ogromna liczba dokumentów została skutecznie przetworzona, eliminując konieczność posługiwania się dokumentami papierowymi. Wdrożone rozwiązania umożliwiają łatwiejszy dostęp do dokumentów oraz wspierają pracowników we wprowadzaniu danych z faktur zakupowych. Automatyzacja faktur pozwoliła na uniknięcie wielu ręcznych czynności księgowych, co przyspieszyło procesy i zwiększyło efektywność.

Dopasowanie narzędzia to podstawa

Kastomizacja gotowego rozwiązania dostawcy jest kluczowa dla skutecznego wdrożenia. Dostosowanie technologii do indywidualnych potrzeb organizacji wymaga dodatkowej konfiguracji narzędzia. Ważne jest uwzględnienie walidacji poprawności danych, takich jak numer rachunku bankowego, co minimalizuje ryzyko błędów. Definiowanie punktów kontrolnych w systemie ERP pozwala na szybką identyfikację błędów i skorygowanie ich. Wybór najlepszego narzędzia dostępnego na rynku, które posiada już rozbudowaną konfigurację bazową, przyspiesza proces wdrożenia.

Wszystkie aspekty ważne dla organizacji trzeba uwzględnić na starcie prac. Wdrożenie technologii OCR może stanowić wyzwanie, dlatego odpowiednie wsparcie specjalistów IT oraz precyzyjne wstępne założenia biznesowe są niezbędne. Należy pamiętać, że technologia nie dostosuje się automatycznie do organizacji, a oczekiwania wobec systemu powinny być realistyczne.

Więcej o kulisach wdrożenia i sposobach na dopasowanie technologii do potrzeb firmy przeczytasz w artykule opublikowanym na portalu infor.pl

👉Zapraszamy do lektury📰.