Mamy to! Centrum Usług Procesowych ds. Zarządzania Dokumentacją (CUP ZD) Impel Business Solutions 7 stycznia 2025 uzyskało certyfikaty ISO 27001:2022 oraz 9001:2015. Oficjalne potwierdzenie wraz z certyfikatami wpłynęło do nas w ostatnich dniach i śpieszymy, aby podzielić się tą informacją szerzej.

CUP ZD odpowiada za świadczenie usług w zakresie zarządzania dokumentami obejmujących: przechowywanie dokumentów, udostępnianie, digitalizację oraz niszczenie dokumentacji dla klientów wewnętrznych i zewnętrznych Grupy Impel SA.

W wyniku procesu audytu przeprowadzonego przez Centrum Certyfikacji Jakości Wojskowej Akademii Technicznej im. Jarosława Dąbrowskiego we Warszawie wydane zostały na kolejne lata:

• Certyfikat na zgodność z normą ISO 9001:2015 nr 1317/S/2025 (wersja A)
• Certyfikat na zgodność z normą ISO/IEC 27001:2022 nr 1317/I/2025 (wersja A)

Potwierdzenie po raz kolejny certyfikatów ISO potwierdza spełnianie przez CUP ZD Impel Business Solutions najwyższych standardów bezpieczeństwa i jakości świadczonych usług w zakresie zarządzania dokumentacją.

ISO 27001:2022 – bezpieczeństwo informacji na najwyższym poziomie

Certyfikat ISO 27001:2022 to międzynarodowy standard dotyczący zarządzania bezpieczeństwem informacji. W kontekście usług zarządzania dokumentacją oznacza:

• Ochronę poufnych danych – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej
• Minimalizację ryzyka wycieku informacji dzięki skutecznym politykom bezpieczeństwa
• Zgodność z przepisami RODO oraz regulacjami prawnymi dotyczącymi ochrony danych
• Stały monitoring i doskonalenie procesów bezpieczeństwa poprzez regularne audyty i aktualizację systemów zabezpieczeń.

Dla klientów oznacza to gwarancję, że ich dokumenty są przechowywane, przetwarzane i zarządzane zgodnie z najwyższymi standardami ochrony przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy manipulacją danymi.

ISO 9001:2015 – jakość i efektywność procesów

ISO 9001:2015 to standard zarządzania jakością, który potwierdza, że firma realizuje swoje usługi zgodnie z międzynarodowymi normami efektywności i optymalizacji. W praktyce oznacza to:

• Lepszą organizację procesów – zarządzanie dokumentacją odbywa się według jasno określonych procedur
• Ciągłe doskonalenie – firma regularnie analizuje swoje działania i wdraża usprawnienia
• Zwiększoną efektywność i terminowość – dokumenty są obsługiwane szybciej i sprawniej
• Nowy standard obsługi klienta – systemy ISO wymagają odpowiedniej komunikacji i elastyczności w dopasowaniu usług do potrzeb odbiorców.

Dla klientów to gwarancja, że firma działa w sposób transparentny, profesjonalny i zgodny z najlepszymi praktykami branżowymi. Dzięki temu mogą oni mieć pewność, że ich dokumentacja jest zarządzana zgodnie z ustalonymi standardami, co przekłada się na wyższą niezawodność i bezpieczeństwo operacyjne.

Jak się przygotować do certyfikacji ISO w zakresie zarządzania dokumentami?

Usługi zarządzania dokumentami, których odbiorcą jest ponad 250 firm z różnych branż, m.in. logistycznej, medycznej, finansowej oraz administracji publicznej stanowią istotną i dynamicznie rozwijającą się część portfela klientów spółki. Przygotowania do procesu certyfikacji trwały kilka miesięcy. W ramach certyfikacji przeprowadzono szereg audytów i działań kontrolnych obejmujących elementy bezpieczeństwa systemów przetwarzania dokumentacji oraz danych osobowych, aktualności procesów i map procesowych, planu ciągłości działania, testów działania w warunkach zagrożenia, map ryzyka oraz obowiązujących procedur regulujących realizowane procesy. Dzięki przeprowadzonym działaniom czynności audytorskie w ramach certyfikacji zaowocowały potwierdzeniem spełniania wymagających norm ISO. Uzyskane certyfikaty to również gwarancja jakości i bezpieczeństwa oferowanych usług dla klientów.

Osoby odpowiedzialne za powodzenie procesu certyfikacji to:

• Emilia Kruszelnicka – dyrektor centrum zarządzania jakością
• Dorota Falkenberg – ekspert ds. systemów zarządzania jakością
• Jakub Rutkowski – manager ds. systemów zarządzania jakością
• Katarzyna Kałuża – dyrektor ds. compliance IT
• Przemysław Mądry – dyrektor ds. cyberbezpieczeństwa
• Mariusz Tumasz – dyrektor biura teleinformatyki
• Bartosz Dąbrowski – dyrektor operacyjny Centrum Usług Procesowych ds. Zarządzania Dokumentacją
• Dariusz Jarlachowicz – kierownik zespołu Centrum Usług Procesowych ds. Zarządzania Dokumentacją w Łodzi 
• Katarzyna Makowska – dyrektor ds. zarządzania ryzykiem biznesowym i compliance.
• Katarzyna Łucka – dyrektor biura zarządzania systemami i projektami

Ogromne słowa podziękowania za sprawne przygotowanie i przeprowadzenie audytu certyfikacyjnego.