W prawie pracy trwa dyskusja, jak prawidłowo liczyć czas trwania różnych nieobecności w pracy. Kluczowe znaczenie ma odpowiedź na pytanie, czy absencja kończy się o 23:59 ostatniego dnia kalendarzowego, czy dopiero z końcem doby pracowniczej, wyznaczonej rozkładem czasu pracy danego pracownika (np. 6:00-6:00, 14:00-14:00 albo 22:00-22:00 w systemie trzyzmianowym). Ze stanowisk urzędów i orzeczeń sądowych można już wyciągnąć pewne wnioski. 

Urlop wypoczynkowy – rozliczany na doby pracownicze 

Mogłoby się wydawać, że urlop kończy się o północy ostatniego dnia. To błędne przekonanie -decyduje doba pracownicza pracownika, czyli 24 godziny liczone od momentu, w którym standardowo zaczyna on swoją zmianę. Potwierdzają to Sąd Najwyższy (wyrok z 4 listopada 2010 r., II PK 116/10) oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (stanowisko z 8 września 2016 r.). 

Doba pracownicza – co to znaczy w praktyce?  

Jeśli ostatniego dnia urlopu pracownik miał zaplanowaną zmianę zaczynającą się np. o 14:00, jego urlop trwa do 14:00 następnego dnia kalendarzowego, a nie do północy. Pracodawca nie może go wcześniej wezwać do pracy – bo to wciąż jest jego urlop. 

Przykład: 

Pan Tomasz pracuje w systemie zmianowym (I zmiana: 6:00–14:00; II zmiana: 14:00–22:00; III zmiana: 22:00–6:00). Bierze urlop od poniedziałku do środy. W czwartek miał zaplanowaną zmianę nocną, zaczynającą się o 22:00. Jego urlop formalnie kończy się więc nie w środę o 24:00, ale w czwartek o 22:00 – bo to godzina, od której liczy się jego doba pracownicza tego dnia. 

Zwolnienia lekarskie i absencje zasiłkowe – liczone kalendarzowo 

Zupełnie inaczej traktowane są absencje opłacane zasiłkiem z ZUS. Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 12 kwietnia 2024 r. oraz ZUS z 15 listopada 2024 r., dni niezdolności do pracy wskazane w zaświadczeniu lekarskim rozliczane są kalendarzowo – zwolnienie kończy się o 23:59 ostatniego wskazanego dnia, niezależnie od systemu i rozkładu czasu pracy. 

Reguła ta obejmuje całą grupę absencji zasiłkowych, tj.: 

• zwolnienia lekarskie, 
• zwolnienia na opiekę nad chorym członkiem rodziny, 
• urlop macierzyński, urlop na warunkach macierzyńskiego, uzupełniający urlop macierzyński, 
• urlop ojcowski, 
• urlop rodzicielski. 

Konsekwencje praktyczne mogą być niekorzystne dla pracownika pracującego w systemie zmianowym. Przykładowo pracownik trzyzmianowy, chorujący przez tydzień, w trakcie którego miał zaplanowaną nocną zmianę, powinien wziąć zwolnienie również na kalendarzową sobotę – inaczej zwolnienie skończy się w piątek o 23:59, a godziny nocnej zmiany (0:00–6:00) nie będą już objęte ani ochroną, ani zasiłkiem chorobowym. 

Siła wyższa, opieka nad dzieckiem do 14 lat i inne absencje kodeksowe – jak urlop wypoczynkowy 

Absencje od pracy, które nie mają charakteru zasiłkowego, lecz są powiązane z harmonogramem czasu pracy, są traktowane analogicznie do urlopu wypoczynkowego – rozliczane na doby pracownicze. Potwierdziło to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 12 listopada 2024 r., wskazując, że tych zwolnień udziela się na dni pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym rozkładowi czasu pracy, liczonym od momentu jej rozpoczęcia. 

Główny Inspektorat Pracy zmienił w tej kwestii swoje pierwotne stanowisko. W czerwcu 2024 r. GIP skłaniał się do liczenia tych absencji kalendarzowo, jednak w stanowisku z 3 grudnia 2024 r. przyjął ostatecznie, że pojęcie „dnia” w odniesieniu do zwolnienia z powodu siły wyższej należy utożsamiać z dobą pracowniczą, a nie dniem kalendarzowym – ze względu na podobny charakter tego zwolnienia do urlopu wypoczynkowego. Inspektorat doprecyzował tę zasadę w stanowisku z 30 stycznia 2025 r., wskazując jednocześnie, że wyjątkiem są sytuacje, w których pracownik sam wnioskuje o zwolnienie w wymiarze godzinowym, a nie na cały dzień. 

Na doby pracownicze, podobnie jak urlop wypoczynkowy, liczone są więc m.in.: 

• urlop opiekuńczy, 
• zwolnienie z powodu siły wyższej, 
• opieka nad dzieckiem do lat 14 (art. 188 k.p.), 
• urlop szkoleniowy, 
• urlop okolicznościowy, 
• dni na poszukiwanie pracy w okresie wypowiedzenia. 

Dwa sposoby liczenia absencji – ważne rozróżnienie dla pracodawcy

W praktyce kadrowej kluczowe jest rozróżnienie dwóch reżimów liczenia nieobecności: 

• Zasiłkowe (ZUS) = dni kalendarzowe: Zwolnienia lekarskie, opiekuńcze oraz urlopy macierzyńskie/rodzicielskie kończą się zawsze o 23:59. Pracownicy na zmianach nocnych muszą pilnować, by ewentualne godziny po północy były objęte kolejnym zwolnieniem. 
• Kodeksowe = doby pracownicze: Urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, siła wyższa oraz opieka nad dzieckiem (art. 188 k.p.) trwają przez 24 godziny od godziny rozpoczęcia pracy według grafika. 

Stanowiska MRPiPS i GIP jednoznacznie potwierdzają ten podział, co ułatwia bezpieczne rozliczanie grafików zmianowych. Jednocześnie pokazują, jak ważna jest bieżąca współpraca działów HR i płac oraz prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy. W firmach pracujących w systemach zmianowych profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa pomaga ograniczyć ryzyko błędów w rozliczeniach absencji i świadczeń pracowniczych.

Autorką artykułu jest Katarzyna Adamczyk, dyrektor procesów kadrowo-płacowych, Impel Business Solutions sp. z o.o.