Paczki świąteczne dla pracowników to jeden z najczęściej stosowanych benefitów pozapłacowych. Dla zespołu są miłym gestem i elementem budowania relacji, dla pracodawcy decyzją, która wymaga uważnego spojrzenia na przepisy podatkowe i składkowe. To, czy świąteczny upominek będzie neutralny finansowo, czy wygeneruje dodatkowe obowiązki podatkowe i składkowe, zależy przede wszystkim od źródła jego finansowania. W artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć paczki świąteczne, kiedy powstaje przychód po stronie pracownika i na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.

Paczki świąteczne – finansowanie ze środków obrotowych

Jeżeli paczki świąteczne i inne podobne świadczenia są finansowane ze środków obrotowych firmy, to ich wartość w całości stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy.

Oznacza to, że:

• wartość paczki należy doliczyć do wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym otrzymał upominek,
• od tej kwoty należy pobrać zaliczkę na PIT oraz składki ZUS,
• Wyjątek stanowią pracownice przebywające na urlopach macierzyńskich i rodzicielskich pobierające z tego tytułu zasiłek – w ich przypadku należy pobrać wyłącznie zaliczkę na PIT.

Warto pamiętać, że pracownik nie ma obowiązku przyjęcia świątecznego upominku i może odmówić jego odbioru. W takiej sytuacji pracodawca nie może naliczyć podatku od wartości świadczenia, ponieważ nie doszło do jego faktycznego przekazania ani uzyskania przez pracownika przychodu.

Przykład:

Pracodawca postanowił wręczyć pracownikom prezenty świąteczne finansowane ze środków obrotowych firmy. Dwóch z nich odmówiło przyjęcia tego podarunku, argumentując, że nie chcą ponosić kosztów podatku oraz składek ZUS. Czy w ich przypadku powstanie obowiązek podatkowy i składkowy?

W takiej sytuacji nie powstaje obowiązek podatkowy i składkowy. Odmowa przyjęcia prezentu oznacza bowiem, że po stronie pracownika nie powstał przychód, a tym samym nie ma podstaw do naliczenia podatku dochodowego ani składek ZUS. Natomiast pozostali pracownicy będą musieli zapłacić podatek i składki ZUS w miesiącu, w którym prezent został im przekazany.

Finansowanie ze środków ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych)

Jeżeli paczki świąteczne i inne podobne świadczenia są finansowane w całości ze środków ZFŚS, wówczas ich wartość nie stanowi podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (ZUS), pod warunkiem, że świadczenia są przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej i materialnej pracowników. Sposób różnicowania wartości paczek określa regulamin ZFŚS.

Zasady podatkowe i składkowe są następujące:

• wartość paczek świątecznych finansowane z ZFŚS są zwolnione z podatku dochodowego (PIT) do wysokości 1000 zł rocznie,
• nadwyżka ponad limit 1000 zł podlega opodatkowaniu PIT,
• świadczenia te nie podlegają składkom ZUS, niezależnie od ich wartości.

WAŻNE- bony i talony towarowe finansowane z ZFŚS nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania!

Przykład 1.

Pracodawca postanowił wręczyć pracownikom paczki świąteczne finansowane ze środków ZFŚS o wartości 1200 zł. Jest to pierwsze świadczenie z ZFŚS w roku podatkowym. Jak ustalić wartość do opodatkowania?

• 1000 zł – zwolnione z podatku w ramach rocznego limitu
• 200 zł- nadwyżka ponad limit do opodatkowania

Przykład 2.

Pracownica uprawniona do świadczenia z ZFŚŚ w 07/2025 otrzymała dofinansowanie do wczasów pod gruszą w wysokości 600,00. W 12/2025 pracodawca wręczył upominek świąteczny o wartości 700,00 zł.

Łączna wartość świadczeń z ZFŚS w roku 2025 wynosi: 600 zł + 700 zł = 1 300 zł

Ustalenie kwoty opodatkowanej:

• 1000 zł – zwolnione z podatku w ramach rocznego limitu
• 300 zł – nadwyżka ponad limit do opodatkowania

Rodzaj świadczenia	finansowanie	Podatek	Składki ZUS
Paczki świąteczne, inne podobne świadczenia rzeczowe i pieniężne	ZFŚS	Nie (do limitu 1000 zł w roku)	nie
Bony, talony	ZFŚS	tak	nie
Zapomogi	ZFŚS	nie	nie
paczki świąteczne i inne podobne świadczenia	środki obrotowe firmy	tak	tak

Gwarancja poprawnych rozliczeń świadczeń pracowniczych

Nawet pozornie proste świadczenia, takie jak paczki świąteczne, mogą generować konsekwencje podatkowe i składkowe, których błędne rozliczenie naraża pracodawcę na korekty, odsetki i odpowiedzialność wobec organów kontrolnych. Outsourcing kadr i płac pozwala przenieść tę odpowiedzialność na wyspecjalizowany zespół, który na bieżąco śledzi zmiany przepisów, prawidłowo interpretuje źródła finansowania świadczeń i dba o ich poprawne ujęcie w listach płac oraz dokumentacji. Dzięki temu pracodawca zyskuje bezpieczeństwo rozliczeń, oszczędność czasu i pewność, że benefity dla pracowników nie staną się źródłem niepotrzebnego ryzyka.

Autorką artykułu jest Aleksandra Hołoszkiewicz z Impel Business Solutions, manager usług kadr i płac klienta zewnętrznego