W grudniu 2025 roku Rada Ministrów opublikowała rozporządzenie (Dz.U. 2025 poz. 1887), które określa plany szkoleniowe Sił Zbrojnych RP na nadchodzący rok. Dla ekspertów HR najważniejsza jest jedna liczba: 309 tysięcy. Tyle osób może w 2026 roku skorzystać z różnych form służby wojskowej. Choć większość tych działań ma charakter dobrowolny, skala planowanych powołań sprawia, że niemal każdy średni i duży pracodawca w Polsce odczuje obecność „mundurowych” w swoich szeregach. Zadaniem działów kadrowych jest nie tylko znajomość przepisów, ale przede wszystkim sprawne zarządzanie uprawnieniami pracowników tak, aby pogodzić interes operacyjny firmy z obowiązkami obronnymi państwa. Jak przygotować się na nieobecność pracownika powołanego do służby, jakie obowiązki ma pracodawca i gdzie zaczyna się ochrona zatrudnienia – przeczytaj w naszym artykule.

Mapa uprawnień – na co musisz pozwolić jako pracodawca?

Powołania do dobrowolnej służby, TSW czy aktywnej rezerwy opierają się na decyzji pracownika. To on decyduje, czy chce łączyć karierę cywilną z mundurem. Rolą HR jest rzetelne przeprowadzenie go przez formalności, których zakres zależy od wybranego rodzaju służby.

Sytuacja prawna zależy bezpośrednio od rodzaju „przydziału” pracownika:

Dobrowolna zasadnicza służba wojskowa

Pracownikowi przysługują 2 dni wolne bez zachowania prawa do wynagrodzenia przed rozpoczęciem służby (chyba że wezwanie ma charakter natychmiastowy). Jako pracodawca nie masz obowiązku wypłaty pensji za ten czas, ale możesz to zrobić dobrowolnie w ramach polityki benefitowej.

Terytorialna Służba Wojskowa (TSW)

Najpopularniejsza forma łącząca pracę z wojskiem. Najbardziej istotna informacja – za czas służby rotacyjnej pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia. Pracownik otrzymuje od wojska świadczenie pieniężne rekompensujące utracone zarobki.

Aktywna rezerwa i ćwiczenia

Tu również ciężar finansowy (rekompensata za wynagrodzenie i zwrot kosztów dojazdu) spoczywa na organach wojskowych.

Ustawa o obronie Ojczyzny, w połączeniu z Kodeksem pracy, tworzy „parasol ochronny”, który często budzi wątpliwości na linii przełożony-podwładny.

Umowa na czas określony – czy termin ulega zawieszeniu?

To częsty błąd poznawczy. Służba wojskowa nie „mrozi” upływu czasu trwania umowy. Jeśli kontrakt terminowy wygasa w trakcie pobytu pracownika na poligonie, rozwiązuje się on z nadejściem ustalonego terminu. Ochrona polega jedynie na tym, że nie można wypowiedzieć takiej umowy wcześniej z powodu powołania.

Kiedy zaczyna się ochrona przed wypowiedzeniem?

Pracownik jest chroniony od momentu doręczenia mu karty powołania aż do zakończenia służby. W tym czasie pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy. Istnieją tylko dwa wyjątki:

• Ogłoszenie upadłości lub likwidacja zakładu pracy.
• Dyscyplinarne rozwiązanie umowy z winy pracownika.

W okresie ochrony nie wolno jednostronnie zmienić warunków pracy (np. przenieść pracownika na gorzej płatne stanowisko). Wyjątkiem są sytuacje nadzwyczajne, jak zwolnienia grupowe, ale nawet wtedy obowiązują rygorystyczne procedury.

Praktyczna matryca uprawnień – checklista dla kadr

Ogólne zasady dla czynnej służby wojskowej

Obszar	Uprawnienia pracownika	Obowiązki pracodawcy
Ochrona zatrudnienia	Zakaz wypowiedzenia umowy	Obowiązek utrzymania stanowiska
Dni wolne	2 dni przed powołaniem	Udzielenie wolnego (bez wynagrodzenia)
Powrót do pracy	Gwarancja powrotu na to samo lub równorzędne stanowisko	Obowiązek dopuszczenia do pracy

Dobrowolna zasadnicza służba wojskowa

• Urlop bezpłatny: Udzielany na cały okres służby.
• Urlop wypoczynkowy: Proporcjonalne obniżenie wymiaru (jeśli pracownik nie wykorzystał go przed służbą i wraca w tym samym roku).
• Staż pracy: Czas służby wlicza się do ogólnego stażu pracy u pracodawcy.
• Dodatkowe bonusy: Pierwszeństwo zatrudnienia w administracji publicznej oraz szczególna ochrona małżonka pracownika (ograniczone możliwości zwolnienia).

Terytorialna Służba Wojskowa (TSW)

• Dni wolne: 2 dni (przed powołaniem) + 1 dzień wolny po każdych 30 dniach służby rotacyjnej (bez wynagrodzenia).
• Odprawa? Pracownikowi przysługuje tzw. świadczenie początkowe wypłacane przez jednostkę wojskową (zamiast tradycyjnej odprawy od pracodawcy).
• Urlop wypoczynkowy: Według dominującej praktyki, wymiar urlopu obniża się proporcjonalnie do czasu trwania służby rotacyjnej (bez wliczania czasu pozostawania w dyspozycyjności).

Aktywna rezerwa / Ćwiczenia (pasywna rezerwa)

• Urlop bezpłatny – na czas ćwiczeń
• Ochrona stosunku pracy
• Urlop wypoczynkowy – proporcjonalne obniżenie (po ≥ 1 miesiącu służby)
• Dni wolne – 2 dni wolne

Wnioski dla HR i Managementu

Największe ryzyko procesowe w 2026 roku wiąże się z trzema błędami:

1. Niewłaściwe naliczanie urlopu (brak proporcjonalnego obniżenia lub błędne daty).
2. Naruszenie ochrony przed wypowiedzeniem po otrzymaniu przez pracownika karty powołania.
3. Odmowa udzielenia urlopu bezpłatnego na czas ćwiczeń (jest on obligatoryjny).

Obecny system jest wyważony – państwo przejmuje koszty wynagrodzenia, a pracodawca bierze na siebie trud logistyczny (zastępstwa, reorganizacja pracy). W 2026 roku kluczem do sukcesu będzie transparentna komunikacja. Zachęcajmy pracowników do informowania o planach wojskowych z wyprzedzeniem. Taka postawa nie tylko ułatwia planowanie grafików, ale buduje markę pracodawcy odpowiedzialnego społecznie.

Autor: Katarzyna Łopatka, Partner Biznesowy HR, Impel Business Solutions sp. z o.o.