Od 1 maja 2026 r. pracodawcy z sektora prywatnego stosują nowe zasady ustalania stażu pracy. W jednostkach sektora finansów publicznych przepisy obowiązują już od 1 stycznia 2026 r. To jedna z istotniejszych zmian dla działów kadr, ponieważ do stażu będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na umowie o pracę, ale także m.in. prowadzenie działalności gospodarczej czy wykonywanie umów zlecenia objętych obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi. W praktyce może to wpłynąć na wymiar urlopu wypoczynkowego, prawo do dodatkowych uprawnień oraz sposób dokumentowania wcześniejszej aktywności zawodowej pracowników. Jak przygotować działy kadr na nowe przepisy, jakie dokumenty powinien dostarczyć pracownik, kiedy można skorzystać z weryfikacji ZUS i na co uważać przy ustalaniu wymiaru urlopu? Tego dowiesz się z naszego artykułu.

Zmiany wprowadzone są wprowadzone ustawą z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw. Najistotniejszą modyfikacją jest rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy. Oprócz zatrudnienia na podstawie umowy o pracę uwzględniane są m.in. okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia (o ile podlegały obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym), a także inne formy aktywności zawodowej przewidziane w ustawie.

To koniec sytuacji, w której osoba prowadząca przez wiele lat działalność gospodarczą albo wykonująca pracę na podstawie umów cywilnoprawnych po przejściu na etat była traktowana jak pracownik bez doświadczenia zawodowego.

Przykładowo – osoba, która przez 10 lat prowadziła warsztat samochodowy, po zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę może mieć od początku ustalony wyższy, 26-dniowy wymiar urlopu wypoczynkowego – pod warunkiem prawidłowego udokumentowania tych okresów.

Najważniejsze – uprawnienia nie działają wstecz.

Staż pracy – 24 miesiące na udokumentowanie

Pracownicy nie mają nieograniczonego czasu na dostarczenie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy wliczane do stażu pracy. Termin wynosi 24 miesiące:

– od 1 stycznia 2026 r. w przypadku sektora publicznego,

– od 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego.

W praktyce oznacza to, że w sektorze prywatnym termin upływa 1 maja 2028 r. Po tej dacie pracodawca co do zasady nie będzie zobowiązany do uwzględnienia nieudokumentowanych okresów przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Jeżeli ZUS nie dysponuje pełnymi danymi, pracownik może dokumentować okresy zatrudnienia również innymi środkami dowodowymi. Sama umowa zlecenia może jednak okazać się niewystarczająca, ponieważ nie potwierdza jeszcze faktycznego wykonywania pracy ani okresu podlegania ubezpieczeniom społecznym.

Kluczowym dokumentem do potwierdzenia jest zaświadczenie z ZUS. Wniosek dotyczący okresów składkowych można złożyć do ZUS od 1 stycznia 2026 r., wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem PUE ZUS.

Gdy ZUS nie dysponuje pełnymi danymi, pracownik może udokumentować okresy zatrudnienia również innymi środkami dowodowymi. Sama umowa zlecenia może jednak okazać się niewystarczająca, ponieważ nie potwierdza jeszcze faktycznego wykonywania pracy ani okresu podlegania ubezpieczeniem społecznym. Co więcej, jeśli pracownik przyniesie do kadr stos rachunków, deklaracji RMUA, IMIR czy PIT-ów, pracodawca nie ma prawa przechowywać ich w aktach osobowych. Zasada minimalizacji danych z RODO wymaga, by w aktach znalazł się tylko jeden, wewnętrznie sporządzony dokument: zaświadczenie podsumowujące uznane okresy. Zaświadczenia od zleceniodawców można natomiast przechowywać bez przeszkód.

Weryfikacja zaświadczeń — nowa usługa ZUS

Od 31 marca 2026 r. pracodawca może sprawdzić, czy zaświadczenie przedstawione przez pracownika rzeczywiście pochodzi z ZUS. Służy do tego usługa „Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń”, dostępna dla dokumentów wydanych przez ZUS na podstawie wniosku USP, czyli wniosku o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. System zwraca jeden z dwóch komunikatów wskazujących, czy dokument jest prawidłowy. Jest jednak ograniczenie: usługa działa wyłącznie dla zaświadczeń wydanych na podstawie wniosku USP. Dokumentu uzyskanego w innym trybie nie będzie można zweryfikować online.

Działalność gospodarcza i nakładające się okresy

W odniesieniu do tej formy zatrudnienia kluczowe jest pytanie – czy do stażu wlicza się tylko zakończone epizody działalności, czy także te wciąż trwające? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) w swoich wyjaśnieniach wskazało, że liczą się również niezakończone okresy, o ile opłacono składki. I bez znaczenia jest fakt, czy trafiały do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), czy do Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS).

Przykład:

Pani Anna, która od ośmiu lat prowadzi sklep internetowy i równocześnie pracuje na etacie, może zaliczyć wszystkie te lata do stażu urlopowego, mimo że firmy nie zamknęła.

Nakładające się okresy to z kolei obszar, w którym najłatwiej o błąd. Główny Inspektorat Pracy (GIP) w stanowisku z 16 marca 2026 r. wyjaśnił, że równoległe prowadzenie kilku form aktywności zawodowej (np. umowy zlecenia i umowy o pracę u różnych podmiotów) nie powoduje podwójnego liczenia tego samego czasu — okres wspólny zalicza się raz, a wszystko poza nim w całości.

Przykład:

Pani Kasia, która od stycznia 2020 do grudnia 2022 r. wykonywała zlecenie, a od stycznia 2022 do grudnia 2024 r. pracowała na etacie, otrzyma do stażu nie sześć lat, lecz pięć: dwa lata zlecenia, wspólny rok 2022 policzony raz i dwa lata samego etatu po 2022 r.

Pierwszy urlop — cztery możliwe ścieżki

Dostarczenie dokumentów po fakcie ma jeszcze jeden, mniej oczywisty skutek — wpływa na wymiar urlopu, ale nie zmienia zasad nabywania pierwszego urlopu wypoczynkowego. Wciąż obowiązuje tu art. 153 Kodeksu pracy, a to oznacza, że dla kogoś, kto właśnie zaczyna swoją pierwszą pracę, możliwe są aż cztery scenariusze:

1. przez cały rok po 1/12 z 20 dni — pracownik nabywa urlop w tej proporcji za każdy przepracowany miesiąc;
2. przez cały rok po 1/12 z 26 dni — wyższa proporcja obowiązuje od samego początku;
3. część roku w jednej proporcji, część w drugiej — wymiar zmienia się w trakcie roku;
4. najpierw po 1/12 z 20 dni, potem wyrównanie do 26 dni — gdy pracownik dośle dokumenty, wymiar zostaje skorygowany w górę.

Niepełnosprawność i dodatkowy urlop

Na koniec kwestia dotycząca pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) w stanowisku z 28 stycznia 2026 r. potwierdziło, że do nabycia prawa do pierwszego dodatkowego urlopu (10 dni) wystarczy dwunastomiesięczny staż pracy na podstawie umów zlecenia lub działalności gospodarczej – pod warunkiem, że pracownik nie jest zatrudniony w sektorze finansów publicznych. To uprawnienie, którego wielu zatrudnionych dotąd po prostu nie miało.

Autorka: Katarzyna Adamczyk, dyrektor procesów kadrowo-płacowych, Impel Business Solutions sp. z o.o.