System czasu pracy brzmi dość formalnie, ale w praktyce chodzi o bardzo proste pytanie: jak zaplanować pracę, żeby firma działała sprawnie i jednocześnie nie wyjść poza przepisy. Najczęściej w grę wchodzą cztery rozwiązania: system podstawowy, równoważny, zadaniowy oraz ruchomy rozkład czasu pracy. 

Jak zorganizować pracę w firmie?

Nie chodzi tylko o to, w jakich godzinach pracownik jest w pracy. Równie ważne jest też to, według jakich zasad tę pracę planujemy i zliczamy. I właśnie te zasady planowania i rozliczania określa system czasu pracy.

Najprościej: 

• system czasu pracy mówi, jak można organizować pracę, 
• rozkład czasu pracy pokazuje, w jakie dni i w jakich godzinach pracownik pracuje. 

Klasyka, czyli podstawowy system czasu pracy

To najbardziej powszechny model. Zwykle oznacza pracę od poniedziałku do piątku przez 8 godzin dziennie. Dobrze sprawdza się tam, gdzie praca ma stały rytm i nie trzeba dużej elastyczności. 

To dobre rozwiązanie dla biur, administracji, obsługi klienta czy działów wsparcia. Jest proste, czytelne i łatwe do rozliczenia. 

Trzeba jednak uważać: jeśli pracy nagle robi się więcej i dzień się wydłuża, łatwo o nadgodziny. 

Przykład:

Pracownik pracuje od 8:00 do 16:00. Jeśli zostaje do 18:00, trzeba już sprawdzić, czy powstała praca nadliczbowa. 

System równoważny czasu pracy – gdy jednego dnia pracy jest więcej, a innego mniej 

Ten model przydaje się tam, gdzie natężenie pracy zmienia się w ciągu tygodnia albo sezonowo. Pozwala planować dłuższe zmiany, ale pod warunkiem, że w innych dniach ten czas zostanie oddany krótszą pracą albo dniem wolnym. 

To rozwiązanie spotyka się często w handlu, produkcji, gastronomii, ochronie czy usługach. 

Najważniejsze: system równoważny nie daje pełnej dowolności. Nadal trzeba pilnować odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz poprawnego rozliczenia całego okresu. 

Przykład:

W sklepie największy ruch jest w piątki i soboty. Wtedy można zaplanować dłuższe zmiany, a później oddać ten czas w spokojniejsze dni. 

System zadaniowy czasu pracy – gdy liczy się efekt 

Są stanowiska, na których trudno pracować w sztywnych godzinach. Wtedy można rozważyć system zadaniowy. W tym modelu ważniejsze od godzin jest wykonanie uzgodnionych zadań. 

To rozwiązanie bywa przydatne przy pracy zdalnej, projektowej albo na stanowiskach, gdzie pracownik sam organizuje sobie dzień. 

Ale uwaga: to nie oznacza, że można dać dowolną liczbę zadań. Ich zakres nadal musi być realny do wykonania w granicach norm czasu pracy. 

Przykład:

Specjalista przygotowuje raporty, prowadzi projekty i sam planuje swój tydzień pracy. Taki model może się sprawdzić, jeśli zakres obowiązków jest dobrze ustawiony. 

Ruchomy rozkład czasu pracy – większa elastyczność 

To rozwiązanie jest dziś bardzo popularne, szczególnie w pracy biurowej i hybrydowej. Pozwala ustalić różne godziny rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach albo przedział godzin, w którym pracownik sam wybiera moment startu. 

Dla firmy to często prosty sposób na większą elastyczność bez zmiany całego modelu pracy. 

Przykład: jednego dnia pracownik zaczyna o 7:00, drugiego o 9:00. Jeśli taki rozkład został dobrze wprowadzony, samo przesunięcie godzin nie oznacza automatycznie nadgodzin. 

System czasu pracy – gdzie firmy najczęściej popełniają błędy?

Najczęściej nie sama nazwa systemu pracy, ale jego dopasowanie do codziennego funkcjonowania j pracy. 

W praktyce firmy pytają przede wszystkim: 

• czy można wydłużyć zmianę, 
• czy trzeba przygotować grafik, 
• czy dane stanowisko nadaje się do systemu zadaniowego, 
• czy elastyczne godziny nie spowodują nadgodzin. 

Jeśli praca jest stała i przewidywalna, zwykle wystarcza system podstawowy. Jeśli obciążenie zmienia się w zależności od dnia lub sezonu, warto rozważyć system równoważny. Jeśli najważniejszy jest efekt pracy i samodzielność, pomocny może być system zadaniowy. Jeśli firmie zależy na elastycznym starcie dnia, dobrym kierunkiem będzie ruchomy rozkład czasu pracy. 

Najważniejsze jest jedno – wybrany model powinien pasować do rzeczywistej organizacji pracy, a nie tylko dobrze wyglądać w dokumentach. 

Podstawa prawna 

• art. 129 Kodeksu pracy – normy czasu pracy i podstawowy wymiar czasu pracy 
• art. 135 Kodeksu pracy – system równoważnego czasu pracy 
• art. 140 Kodeksu pracy – system zadaniowego czasu pracy 
• art. 140¹ Kodeksu pracy – ruchomy rozkład czasu pracy 

Autorką publikacji jest Iwona Trzybulska-Krzystyniak, Partner biznesowy HR, Impel Business Solutions sp. z o.o.