Ostatnie zmiany przepisów dotyczące uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy uruchomiły w przestrzeni publicznej dyskusję o tym, czy w świetle tych zmian zawieranie umów zlecenia jest w ogóle bezpieczne i czy nie stwarza nadmiernych ryzyk dla obu stron takiej współpracy. Warto jednak podkreślić, że zmiany w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy nie delegalizują umów zleceń – nadal można je zawierać, o ile faktyczne warunki wykonywania obowiązków nie odpowiadają cechom stosunku pracy. Umowa zlecenie nie jest „gorszą” formą współpracy – pod warunkiem, że jej treść i sposób realizacji rzeczywiście odpowiadają charakterowi zlecenia. Kiedy zatem umowa zlecenia, a kiedy umowa o pracę? Sprawdźmy najbardziej istotne różnice.
Umowa o pracę a umowa-zlecenie – kluczowe różnice w pigułce
| Kryterium | Umowa o pracę | Umowa-zlecenie |
| Podstawa prawna | Kodeks pracy | Kodeks cywilny |
| Charakter relacji | Stosunek podporządkowania – pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy | Relacja bardziej partnerska – brak podporządkowania charakterystycznego dla etatu. Im większa elastyczność zleceniobiorcy, tym bezpieczniej. W umowie zlecenia istotna jest rzeczywista samodzielność zleceniobiorcy. |
| Miejsce i czas pracy | Określane przez pracodawcę | Co do zasady elastyczne, zależne od ustaleń stron |
| Przedmiot umowy | Wykonywanie pracy określonego rodzaju | Wykonanie konkretnej czynności lub czynności powtarzalnych |
| Możliwość zastępstwa | Co do zasady brak – praca osobista | Dopuszczalna, jeśli wynika z umowy, zwyczaju lub okoliczności. To wzmacnia cywilnoprawny charakter współpracy. |
| Wynagrodzenie | Gwarantowane (ochrona minimalnego wynagrodzenia) | Co do zasady odpłatne, ale oparte na ustaleniach umownych |
| Urlop wypoczynkowy | Tak – ustawowo zagwarantowany | Nie – brak prawa do urlopu |
| Ochrona w razie choroby/rodzicielstwa | Pełna ochrona kodeksowa | Ograniczona – zależna od zgłoszenia do ubezpieczeń |
| Rozwiązanie umowy | Z zachowaniem okresów wypowiedzenia i ochrony pracowniczej | Możliwość wypowiedzenia w każdym czasie lub na warunkach określonych przez strony (z odpowiednimi konsekwencjami) |
| Ryzyko przekwalifikowania | Brak | Wysokie, jeśli faktyczne warunki odpowiadają stosunkowi pracy. Trzeba pamiętać, że o charakterze umowy decydują faktyczne warunki wykonywania pracy, a nie jej nazwa. |
Na co zwrócić szczególną uwagę zawierając umowę zlecenia?
- unikać określania godzin pracy „od–do”,
- unikać określania stałego miejsca wykonywania czynności, jeśli nie jest to obiektywnie konieczne,
- ważne jest określenie rezultatu lub czynności, a nie „bycie do dyspozycji”,
- nie formułować zapisów o bieżącym nadzorze typowym dla relacji przełożony–pracownik,
- nie formułować poleceń służbowych,
- określić transparentnie, jakie czynności mają być wykonywane, aby zakres czynności nie zawierał elementów podporządkowania właściwego dla etatu,
- określić, dla jasności treści, czego zlecenie nie obejmuje,
- ustalić zasady rozliczenia zlecenia bez odwoływania się do „czasu pracy”, czy sztywnych grafików rozliczeniowych,
- przewidzieć możliwość wykonania czynności przez zastępcę, wraz z określeniem odpowiedzialności za jego działania.
- PODATKI – Obie umowy są rozliczane podatkowo w oparciu o Ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych, ale według różnych źródeł przychodu.
- SKŁADKI – Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę zawsze stanowi obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia również stanowi podstawę do ubezpieczeń ZUS, ale zakres tego obowiązku zależy od sytuacji zleceniobiorcy.
Jak dokonać oceny czy umowa-zlecenie spełnia zapisy umowy o pracę?
W analizie bezpieczeństwa formalno-prawnego umowy zlecenia pomogą pytania:
- Czy zleceniobiorca nie pracuje pod stałym kierownictwem w rozumieniu relacji przełożony–podwładny?
- Czy nie ma sztywno narzuconych godzin pracy (a jeśli są ramy czasowe – wynikają z charakteru usługi, a nie organizacji etatu)?
- Czy miejsce wykonywania zlecenia nie jest na stałe przypisane jak stanowisko pracownicze?
- Czy sposób współpracy rzeczywiście różni się od relacji z pracownikami etatowymi? Czy wiemy jakie to różnice?
- Czy umowa opisuje czynności / zakres usług, a nie „stanowisko” lub „rolę organizacyjną”?
- Czy umowa nie powiela zapisów typowych dla umowy o pracę (np. polecenia służbowe, gotowość do pracy)?
- Czy przewidziano elastyczność organizacyjną po stronie zleceniobiorcy? Jak się przejawia taka elastyczność?
- Czy zapisy o czasie, miejscu i sposobie wykonania są adekwatne do zlecenia, a nie etatu?
- Czy to, jak współpraca wygląda w rzeczywistości, odpowiada zapisom w umowie?
- Czy zleceniobiorca faktycznie ma samodzielność, a nie tylko „na papierze”?
- Czy komunikacja (maile, wdrożenie, raportowanie) nie przypomina relacji pracowniczej?
- Czy w razie kontroli można wykazać, że brak podporządkowania jest realny?
- Czy sposób rozliczania pozwala sprawdzić, że zachowana jest minimalna stawka godzinowa (jeśli obowiązuje)?
- Czy istnieje odrębny, uproszczony sposób potwierdzania liczby godzin, inny niż ewidencja czasu pracy pracowników?
- Czy wynagrodzenie jest opisane w sposób przewidziany dla zlecenia (czynności/usługa, nie „etat miesięczny”)?
- Czy ustalono status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy?
- Czy zweryfikowano inne tytuły do ubezpieczeń (etat, inne zlecenia, działalność)?
- Czy składki są naliczane zgodnie z zasadami zbiegu tytułów, a nie „na wszelki wypadek” lub „z automatu”?
- Czy dane są aktualizowane, gdy sytuacja zleceniobiorcy się zmienia?
- Czy zleceniobiorca ma stałe godziny jak pracownik?
- Czy umowa zlecenia, która jest zawarta z własnym pracownikiem ma wyraźnie rozdzielone role?
Umowa zlecenia czy stosunek pracy? Liczą się faktyczne warunki współpracy
Umowa zlecenia pozostaje dopuszczalną i użyteczną formą współpracy, ale tylko wtedy, gdy jej treść oraz sposób wykonywania obowiązków rzeczywiście odpowiadają relacji cywilnoprawnej, a nie stosunkowi pracy. Z perspektywy bezpieczeństwa prawnego kluczowe znaczenie ma nie sama nazwa umowy, lecz faktyczne warunki współpracy, dlatego każdorazowo warto ocenić poziom samodzielności zleceniobiorcy, sposób organizacji pracy oraz ryzyko wystąpienia elementów podporządkowania charakterystycznych dla etatu.
Autorką artykułu jest Katarzyna Makowska, dyrektor ds. zarządzania ryzykiem biznesowym i compliance, Impel Business Solutions sp. z o.o.
