Od 2025 roku dzień 24 grudnia, czyli wigilia Bożego Narodzenia, oficjalnie staje się dniem ustawowo wolnym od pracy. Nowy dzień wolny od pracy został wprowadzony na mocy Ustawy z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw, która została ogłoszona 30 grudnia 2024 r. Jej przepisy weszły w życie 1 lutego 2025 r. i od tego momentu Wigilia została wpisana do katalogu dni wolnych w Ustawie z 1951 r. o dniach wolnych od pracy. Choć dla pracowników to realna korzyść, dla pracodawców oznacza szereg obowiązków organizacyjnych i kadrowych.

Wolna Wigilia – od kiedy?

Wigilia została dopisana do katalogu dni wolnych od pracy i obowiązuje od 2025 r. Wprowadzona zmiana zwiększa liczbę takich dni z 13 do 14 w skali roku. Wśród dni wolnych od pracy są m.in.: 1 stycznia – Nowy Rok, 6 stycznia – Święto Trzech Króli, 3 maja – Święto Konstytucji, 11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości, 25 grudnia – Boże Narodzenie, a od 2025 r. także 24 grudnia, czyli Wigilia. Wigilia jako dzień wolny obowiązuje już m.in. w Czechach, Finlandii, Irlandii, na Litwie, Łotwie, Słowacji czy Węgrzech. Polska – z 14 dniami wolnymi – zbliża się do średniej europejskiej.

Wigilia jako dzień wolny od pracy – konsekwencje dla pracodawców

Wprowadzenie Wigilii jako dnia ustawowo wolnego od pracy oznacza dla pracodawców szereg obowiązków organizacyjnych i kadrowych. Należy je uwzględnić już na etapie planowania polityki czasu pracy w firmie. Zmiana ta wpływa zarówno na sposób tworzenia grafików, jak i na rozliczanie czasu pracy, obliczanie ekwiwalentu urlopowego, a w przypadku branż działających w trybie ciągłym – również na konieczność zapewnienia odpowiedniej rekompensaty za pracę w tym dniu.

Zmiana współczynnika urlopowego

Nowy dzień wolny wpływa na obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Współczynnik na 2025 r. wynosi 20,75 (zamiast 20,83), ale uwaga – dla pracowników, których stosunek pracy zakończył się przed 1 lutego 2025 r., należy stosować „stary” współczynnik.

Planowanie grafików pracy

Osoby odpowiedzialne za harmonogramy muszą uwzględnić Wigilię jako dzień wolny od pracy. W systemach równoważnych czy zmianowych może to oznaczać konieczność przesunięcia godzin pracy lub wyznaczenia dodatkowych dni wolnych w innych terminach.

Obniżenie wymiaru czasu pracy

Zgodnie z art. 130 § 2 Kodeksu pracy, każdy dzień ustawowo wolny od pracy przypadający w innym dniu niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Wigilia – jako dzień wolny przypadający w 2025 r. w środę – będzie miała taki wpływ na wymiar czasu pracy.

Zmiany w handlu

W grudniu 2025 r. będą trzy niedziele handlowe poprzedzające Wigilię, ale pracownicy handlu będą mogli pracować tylko w dwóch z nich. To efekt nowelizacji ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta.

Dni wolne od pracy – co warto wiedzieć?

W polskim prawie pracy dni wolne od pracy dzielą się na dni ustawowo wolne i te są płatne oraz dni wolne, ale niepłatne.

Dni ustawowo wolne od pracy – płatne

To dni określone w ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy. Pracownik zachowuje za nie prawo do wynagrodzenia, jeśli dzień ten przypada w jego normalnym rozkładzie czasu pracy. Obecnie, z uwzględnieniem Wigilii, jest ich już 14 w roku kalendarzowym.

Obowiązki pracodawcy

• Pracodawca nie może planować pracy w te dni (praca w święta jest co do zasady zakazana, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach, takich jak służba zdrowia czy transport).
• Jeśli dzień wolny przypada w dzień roboczy, pracodawca ma obowiązek obniżyć wymiar czasu pracy o 8 godzin.
• Pracodawca ma obowiązek zapewnić za ten dzień wynagrodzenie jak za dzień pracy (jeśli pracownik nie pracuje).

Obowiązki pracownika

• Nie świadczyć pracy, chyba że należy do grupy objętej wyjątkiem.
• W przypadku pracy – ma prawo do dnia wolnego w zamian lub dodatku 100% za pracę w święto.

Dni wolne niepłatne – np. urlop bezpłatny, zwolnienie od pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia

To dni, w których pracownik nie świadczy pracy i jednocześnie nie przysługuje mu za nie wynagrodzenie. Są to sytuacje wynikające z wniosku pracownika lub szczególnych okoliczności.

Przykłady:

• Urlop bezpłatny (art. 174 KP)
• Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej (art. 148¹ KP – 2 dni rocznie, 50% wynagrodzenia)
• Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia (jeśli niepłatne)

Obowiązki pracodawcy:

• Udzielić urlopu bezpłatnego tylko na pisemny wniosek pracownika.
• Prowadzić ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem dni niepłatnych.
• W niektórych przypadkach – zgłosić przerwę w ubezpieczeniu (np. urlop bezpłatny powyżej 30 dni).

Obowiązki pracownika:

• Złożyć wniosek (jeśli dotyczy).
• Liczyć się z brakiem wynagrodzenia i wpływem na składki ZUS (np. emerytalne).

Zmiany w prawie pracy a potrzeba profesjonalnego wsparcia kadrowo-płacowego

Wprowadzenie dodatkowego dnia wolnego to realne wsparcie dla dobrostanu pracowników, które jednocześnie stawia przed biznesem nowe wyzwania organizacyjne. Być może powinniśmy postrzegać to jako pierwszy krok ku modelowi skróconego tygodnia pracy?

Sprawne zarządzanie grafikami, czasem pracy i wynagrodzeniami wymaga dziś nie tylko znajomości przepisów, ale też doświadczenia w ich praktycznym stosowaniu.

Firmy, które chcą uniknąć błędów w planowaniu i rozliczeniach, coraz częściej powierzają te procesy wyspecjalizowanym partnerom. Impel Business Solutions zapewnia kompleksową obsługę kadrowo-płacową – od planowania harmonogramów po rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń. Takie wsparcie pozwala przedsiębiorstwom zachować zgodność z przepisami, optymalizować procesy wewnętrzne i skoncentrować się na strategicznych celach biznesowych.

Autorka: Iwona Trzybulska-Krzystyniak, partner biznesowy HR, Impel Business Solutions