Rozliczanie wynagrodzenia pracownika, który w danym miesiącu był częściowo nieobecny z powodu choroby, może stanowić wyzwanie dla działu płac. Konieczne jest bowiem prawidłowe ustalenie zarówno wynagrodzenia za faktycznie przepracowany okres, jak i świadczeń przysługujących za czas niezdolności do pracy.

Zasady poprawnego pomniejszania wynagrodzenia zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy.

• § 11 Rozporządzenia reguluje sposób obniżania wynagrodzenia w przypadku nieobecności usprawiedliwionych, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego albo otrzymuje świadczenia z ubezpieczenia społecznego. W takim przypadku miesięczne wynagrodzenie dzieli się przez 30, a następnie otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni nieobecności
• § 12 Rozporządzenia reguluje sposób obniżania wynagrodzenia w przypadku zatrudnienia przez część miesiąca oraz nieobecności z tytułu urlopu bezpłatnego, nieobecności usprawiedliwionej oraz innej nieobecności za czas której pracownik  nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W takim przypadku wynagrodzenie miesięczne dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a następnie mnoży przez liczbę godzin nieobecności. Otrzymaną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za pełny miesiąc pracy.

Nieobecność pracownika a naliczanie wynagrodzenia w praktyce

Przykład 1
Pracownik ze stawką miesięczną 7 500 zł. W okresie od 01 do 29 marca 2026 przebywał na zwolnieniu lekarskim. Wykonywał pracę przez 2 dni.

Wynagrodzenie utracone z powodu choroby obliczone zgodnie z § 11 rozporządzenia:

7500 zł /30 = 250 zł
250zł x 29 dni = 7250 zł

Wynagrodzenie za czas przepracowany:

7500 zł – 7250 zł = 250 zł

Należy pamiętać, że w przypadku absencji rozliczanych na podstawie § 11 rozporządzenia kwotę pomniejszenia ustala się przy zastosowaniu stałego dzielnika 30. Z tego względu wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca może odbiegać od kwoty wynikającej z prostego przeliczenia przepracowanych dni lub godzin.

Za przepracowaną część miesiąca pracownik powinien otrzymać 250 zł + świadczenie chorobowe za 29 dni

Wiele wątpliwości może budzić również prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia pracownika, który w trakcie miesiąca kończy zatrudnienie i przebywa na zwolnieniu lekarskim. Nieprawidłowości w rozliczeniach mogą skutkować roszczeniami ze strony pracownika, a także zostać zakwestionowane podczas kontroli ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy.

Przykład 2

Pracownik rozwiązuje umowę o pracę w dniu 23 stycznia 2026 r. Stawka miesięczna wynagrodzenia wynosi 6000 zł. W okresie od 12 do 16 stycznia 2026 r. pracownik sprawuje opiekę nad chorym dzieckiem. Wymiar czasu pracy w styczniu 2026 r. wynosił 160 godzin.

Wynagrodzenie utracone z powodu rozwiązania umowy o pracę obliczone zgodnie z § 12 rozporządzenia:

6000 zł/160 godz. = 37,50 zł
37,50 x 40 godz. = 1500 zł

Wynagrodzenie utracone z powodu opieki nad dzieckiem obliczone zgodnie z § 11 rozporządzenia:

6000 zł /30 dni = 200 zł
200 zł x 5 dni = 1000 zł

Wynagrodzenie za przepracowany czas:

6000 zł – 1500 zł – 1000 zł = 3500,00 zł

Przy jednoczesnym wystąpieniu nieobecności rozliczanych na podstawie § 11 i § 12 rozporządzenia pomniejszeń dokonuje się od pełnego miesięcznego wynagrodzenia, stosując odrębnie zasady przewidziane dla każdego rodzaju absencji.

Za przepracowaną część miesiąca pracownik powinien otrzymać 3500 zł + świadczenie za opiekę nad dzieckiem.

Szczególną uwagę należy zwrócić na przypadek, gdy pracownik, mimo przebywania na zwolnieniu lekarskim, wykonał pracę w pełnym wymiarze wynikającym z jego rozkładu czasu pracy. Pomimo powstania niezdolności do pracy nie występuje konieczność obniżenia wynagrodzenia za pracę na podstawie § 11 rozporządzenia, ponieważ choroba przypada wyłącznie na dzień wolny od pracy i nie spowodowała utraty żadnej zaplanowanej godziny pracy.

Przykład 3

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy od poniedziałku do piątku po 8 godzin, wynagradzany stałą miesięczną stawką 10.000 zł. Stał się niezdolny do pracy w dniu 28 lutego 2026 r. Przepracował pełny miesięczny wymiar czasu pracy, czyli 160 godzin.

Wynagrodzenie za pracę przysługuje w pełnej wysokości, ponieważ pracownik wykonywał obowiązki we wszystkie dni robocze lutego zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Dzień, w którym stał się niezdolny do pracy, był dla niego dniem wolnym, w którym nie była zaplanowana żadna praca. Ponadto pracownikowi przysługuje odpowiednie świadczenie pieniężne z tytułu niezdolności do pracy, wypłacane w formie wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego.

Dokładność rozliczeń ma znaczenie

Prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia pracownika za część miesiąca wymaga każdorazowo ustalenia rodzaju nieobecności oraz zweryfikowania, czy wpływa ona na obniżenie wynagrodzenia. W niektórych przypadkach pracownik zachowuje bowiem prawo do pełnego wynagrodzenia pomimo nieobecności.

Jak pokazują przykłady, inne zasady obowiązują przy chorobie lub opiece nad dzieckiem, a inne przy zatrudnieniu tylko przez część miesiąca. Błędy w tym obszarze mogą prowadzić do korekt list płac, roszczeń pracowniczych oraz zastrzeżeń podczas kontroli ZUS lub PIP. W uporządkowaniu procesu naliczania wynagrodzeń, opartym na aktualnej wiedzy i rzetelnej dokumentacji może pomóc profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa.

Autorką artykułu jest Anna Buniowska, Lider zespołu płac w Impel Business Solutions