Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu? To pytanie regularnie powraca w firmach. Temat nabiera szczególnego znaczenia bliżej września, kiedy mija termin wykorzystania dni na wypoczynek za miniony rok lub wtedy, gdy zaległości urlopowe zaczynają dezorganizować planowanie pracy. Warto wiedzieć, że zaległy urlop nie jest wyłącznie „sprawą pracownika”. Pracodawca ma obowiązek dopilnować, aby urlop został wykorzystany w terminie, a w określonych sytuacjach może jednostronnie wyznaczyć jego termin.
Jak zatem wygląda sytuacja od strony prawnej?
Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu?
Tak, pracodawca może prawnie zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu (szczególnie w okresie wypowiedzenia na podstawie art. 167¹ k.p. oraz do 30 września kolejnego roku na podstawie art. 168 k.p.), przy czym bezpieczniej jest nakazać pracownikowi wyznaczenie terminu pod groźbą kar porządkowych, niż samowolnie narzucać mu konkretne dni.
Co mówią przepisy w kwestii wykorzystania zaległego urlopu?
Zasada główna: Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.
Plan urlopów: Z reguły urlopy planuje się z góry. Pracodawca tworzy plan, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia ciągłości pracy firmy (art. 163 § 1 k.p.).
Brak planu urlopów: Pracodawca nie musi tworzyć oficjalnego planu, jeśli nie działają u niego związki zawodowe (lub wyraziły na to zgodę). Wtedy termin urlopu ustala się po prostu w porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 k.p.).
Urlop zaległy: Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu w danym roku, staje się on urlopem zaległym. Należy go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 k.p.).
Co obowiązujące przepisy w zakresie wykorzystania zaległego urlopu oznaczają dla pracownika?
Urlop w okresie wypowiedzenia: Jeśli jesteś na wypowiedzeniu umowy o pracę, musisz iść na urlop (bieżący i zaległy), jeżeli pracodawca Ci go w tym czasie udzieli. Twój wniosek czy zgoda nie są wtedy potrzebne (art. 167¹ k.p.).
Urlop zaległy (do 30 września): Pracodawca ma prawo nakazać Ci wykorzystanie zaległego urlopu przed 30 września. Według sądów i Ministerstwa musisz się do tego dostosować, nawet jeśli wolałbyś zachować urlop na później.
Wybór terminu: Pracodawca może nakazać Ci pójście na zaległy urlop, ale nie powinien samowolnie wskazywać dokładnych dni (np. „idziesz od najbliższego poniedziałku”), jeśli nie współpracujesz. Powinieneś współdecydować o terminie.
Kary porządkowe: Jeśli pracodawca wezwie Cię do wskazania terminu na zaległy urlop, a Ty tego nie zrobisz (odmówisz współpracy), możesz otrzymać karę porządkową, np. naganę lub upomnienie (art. 108 k.p.).
Wykorzystanie zaległego urlopu – co przepisy mówią pracodawcy?
Przymusowy urlop na wypowiedzeniu: Masz pełne prawo wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia bez jego zgody (art. 167¹ k.p.).
Wysyłanie na urlop zaległy (do 30 września): Masz bezwzględny obowiązek rozliczyć pracownika z zaległego urlopu do 30 września. Jeśli tego nie zrobisz, grożą Ci kary od Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) (art. 168 k.p.).
Czy możesz wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?
TAK (według Sądów i Ministerstwa): Sąd Najwyższy (wyroki z 2003 r. i 2008 r.) oraz Ministerstwo Pracy stoją na stanowisku, że skoro musisz udzielić urlopu do 30 września pod groźbą kary, to zgoda pracownika nie jest wymagana. Możesz wydać mu wiążące polecenie służbowe.
NIE do końca (według PIP): Państwowa Inspekcja Pracy uważa, że całkowicie samodzielne wyznaczenie konkretnej daty przez pracodawcę bez porozumienia jest błędem.
Jak skutecznie zarządzać zaległymi urlopami i uniknąć sporów?
Sytuacja wydaje się dość trudna – z jednej strony pracodawca ma prawo zadysponować zaległym urlopem pracownika ze względu na pracę zespołową i ciągłość zadań, a z drugiej strony pracownik ma prawo wykorzystać przysługujące mu dni wolne zgodnie z własnymi planami. Wypoczęty i zadowolony pracownik to ogromna wartość dla pracodawcy i współpracowników.
Jak zatem bezpiecznie i polubownie rozwiązać temat wykorzystanie zaległego urlopu?
Zamiast samemu wpisywać pracownikowi datę urlopu, pracodawca może wydać polecenie służbowe, wskazujące termin wykorzystania zaległych dni do 30 września. Jeśli pracownik odmówi współpracy, wtedy pracodawca ma prawo wykorzystać karę porządkową z art. 108 k.p. (np. za nieprzestrzeganie regulaminu pracy i organizacji pracy).
W praktyce zarządzanie urlopami, kontrolowanie terminów oraz monitorowanie zmian w przepisach bywa czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. Dlatego część firm decyduje się na profesjonalną obsługę kadrowo-płacową, która wspiera pracodawcę w prawidłowym planowaniu urlopów, prowadzeniu dokumentacji pracowniczej oraz zapewnieniu zgodności działań z obowiązującymi przepisami.
Autorką artykułu jest Iwona Trzybulska-Krzystyniak, Partner HR, Impel Business Solutions sp. z o.o.
