Z dniem 27 stycznia 2026 r. weszły w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy oraz ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Nowelizacja przewiduje możliwość składania wniosków pracowniczych w formie papierowej lub elektronicznej, zamiast dotychczas wymaganej formy pisemnej. Zmiany koncentrują się także na doprecyzowaniu zasad dotyczących terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz wzmocnieniu reprezentacji pracowników w firmach, w których nie funkcjonują związki zawodowe.

Wprowadzenie „postaci papierowej lub elektronicznej” w szeregu czynności z zakresu prawa pracy

W wielu obszarach prawa pracy, w których dotychczas wymagana była forma pisemna, wprowadzono możliwość wyboru formy papierowej lub elektronicznej. Obie formy mają taką samą moc prawną.

Zmiany dotyczą m.in.:

• przekazania informacji o monitoringu – art. 222 § 8 k.p.,
• przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 k.p.,
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 k.p.,
• sporządzenia rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 k.p.,
• wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 k.p.,
• wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 k.p.,
• wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 k.p.,
• wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ k.p., czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 k.p.,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 k.p. zdanie pierwsze,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 151² § 1 k.p.,
• wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 151⁷ § 6 k.p.,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 k.p.,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 174¹ § 1 k.p.,
• instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 237⁴ § 3 k.p.

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop – zmiana w art. 171 § 4 i 5 Kodeksu pracy

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy będzie wypłacany:

• w terminie wypłaty wynagrodzenia albo
• w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy o pracę, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada wcześniej.

Jeżeli termin wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, wypłaty należy dokonać w dniu poprzedzającym.

Przykład:

1.Termin wypłaty wynagrodzenia: 28. dzień miesiąca

Pracodawca wypłaca wynagrodzenie 28. dnia każdego miesiąca.

• Pracownicy, których umowa o pracę rozwiązuje się przed zamknięciem listy płac, np. do 27 maja 2026 r., otrzymają ekwiwalent za niewykorzystany urlop wraz z wynagrodzeniem w dniu 28 maja 2026 r.
• Pracownicy, których umowa o pracę rozwiązuje się w dniu 28 maja 2026 r. lub później, nie mogą otrzymać ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia. W ich przypadku ekwiwalent powinien zostać wypłacony w terminie 10 dni od dnia rozwiązania umowy o pracę.

2.Pracodawca wypłaca wynagrodzenie 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który ono przysługuje.

• Pracownicy, których umowa o pracę rozwiązuje się do 9. dnia danego miesiąca, otrzymają ekwiwalent za niewykorzystany urlop w terminie wypłaty wynagrodzenia, tj. 10. dnia miesiąca.
• Pracownicy, których umowa o pracę rozwiązuje się po 10. dniu miesiąca, powinni otrzymać ekwiwalent w terminie 10 dni od dnia rozwiązania umowy.

3. Zmiana liczby przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

W firmach, w których nie funkcjonują związki zawodowe, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych będzie musiał być uzgadniany z dwoma przedstawicielami pracowników, zamiast jednego – jak było dotychczas.

Dlaczego w obliczu zmian warto korzystać z obsługi kadrowo-płacowej?

Nowelizacja przepisów dotyczących ZFŚS oraz szerokie dopuszczenie formy elektronicznej w prawie pracy oznaczają dla pracodawców nie tylko konieczność aktualizacji regulaminów i procedur, ale także większą odpowiedzialność organizacyjną i formalną. Korzystanie z profesjonalnej obsługi kadrowo-płacowej pozwala ograniczyć ryzyko błędów, zapewnić zgodność dokumentacji z aktualnymi przepisami oraz sprawnie wdrożyć nowe rozwiązania w praktyce operacyjnej.

Autorką artykułu jest Katarzyna Adamczyk, dyrektor procesów kadrowo-płacowych, Impel Business Solutions sp. z o.o.