Od 1 stycznia 2026 r. zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy w nowym ujęciu, która wprowadza największe od lat zmiany w sposobie ustalania stażu pracy – podstawa prawna: Ustawa z 26.09.2025 r. (Dz.U. 2025, poz. 1423). Nowe przepisy znacząco rozszerzają katalog okresów uwzględnianych przy nabywaniu uprawnień pracowniczych i świadczeń związanych z zatrudnieniem. Dotychczas staż pracy był utożsamiany głównie z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę. Kompleksowa reforma zmienia tę perspektywę. Analiza wskazuje, że zmiana ta ma charakter systemowy i wymaga strategicznego podejścia ze strony pracodawców.

Znaczenie reformy dla rynku pracy

Staż pracy to nie tylko formalny zapis w aktach osobowych. Od jego długości zależą kluczowe uprawnienia pracownicze, takie jak:

– wymiar urlopu wypoczynkowego,

– prawo do dodatku stażowego,

– nagrody jubileuszowe,

– długość okresu wypowiedzenia,

– wysokość odprawy przy rozwiązaniu umowy o pracę.

Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy oznacza, że wiele osób zyska dodatkowy okres zatrudnienia, który do tej pory nie był brany pod uwagę.

Definicja stażu pracy w praktyce

Choć Kodeks pracy nie zawiera odrębnych, formalnych definicji, w praktyce prawa pracy funkcjonują dwa pojęcia stażu pracy – ogólny i zakładowy – wykorzystywane do ustalania różnych uprawnień pracowniczych.

Ogólny staż pracy obejmuje sumę wszystkich okresów zatrudnienia pracownika u różnych pracodawców. Jest on istotny np. przy obliczaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego

Natomiast zakładowy staż pracy dotyczy okresu zatrudnienia u konkretnego pracodawcy i ma znaczenie m.in. przy ustalaniu okresu wypowiedzenia umowy o pracę czy wysokości odprawy.

Wpływ nowych zasad na prawa pracownicze

Ogólny staż pracy a uprawnienie do urlopu wypoczynkowego.

Zasada pozostaje bez zmian:

• 20 dni – przy stażu pracy krótszym niż 10 lat,
• 26 dni – przy stażu pracy co najmniej 10 lat.

Do stażu 10 lat wliczane będą po zmianach okresy:

• wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia,
• prowadzenia działalności gospodarczej (ze składkami),
• inne okresy wymienione w nowelizacji.

Przykład:
Osoba, która przez 8 lat wykonywała pracę na zleceniu i przez 3 lata prowadziła działalność gospodarczą (ze składkami), rozpoczyna pracę na etat w 2026 r. Po udokumentowaniu tych okresów przekracza próg 10 lat i od razu nabywa prawo do 26 dni urlopu.

Zakładowy staż pracy a uprawnienie do nagród jubileuszowych, dodatków stażowych, odpraw  

Jeżeli wcześniej pracownik wykonywał zlecenia lub prowadził działalność na rzecz obecnego pracodawcy, to okres ten powiększy, po odpowiednim udokumentowaniu, zakładowy staż pracy.

Co będzie wliczane do stażu pracy?

Nowelizacja obejmuje szeroki zakres aktywności zawodowej, który obejmuje:

• umowy cywilnoprawne – zlecenia, agencyjne, a także umowy uaktywniające dla niań
• prowadzenie działalności gospodarczej – zarówno okresy opłacania składek, jak i czas korzystania z „ulgi na start”
• praca za granicą – zatrudnienie u pracodawcy zagranicznego oraz inne formy pracy zarobkowej
• rolnictwo – prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego oraz członkostwo w spółdzielniach rolniczych.

Do stażu nie będą wliczane m.in.: umowy o dzieło, działalność nierejestrowana, wolontariat, praktyki studenckie oraz okresy nieudokumentowane.

Jak potwierdzić okresy aktywności zawodowej?

Podstawowym dokumentem będzie zaświadczenie z ZUS, które od 2026 r. będzie można uzyskać poprzez platformę PUE ZUS.
Jeżeli ZUS nie posiada danych, pracownik będzie musiał przedstawić inne dokumenty, np.:

• umowy zlecenia lub agencyjne,
• potwierdzenia opłacania składek,
• świadectwa pracy z zagranicy (przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego).

Brak dokumentów oznacza brak możliwości zaliczenia okresu do stażu pracy.

Terminy i obowiązki

Nowe przepisy zaczną obowiązywać w dwóch trybach:

• od 1 stycznia 2026 r. dla jednostek sektora finansów publicznych,
• od 1 maja 2026 r. dla pozostałych pracodawców.

Na dostarczenie dokumentów przewidziano 24 miesiące od rozpoczęcia wejścia w życie nowych zasad. Po tym terminie nieudokumentowane okresy nie będą wliczane.

Wpływ zmiany przepisów na pracodawców

Zmiany oznaczają dla pracodawców przede wszystkim konieczność:

• opracowania procedur przyjmowania i weryfikacji dokumentów,
• aktualizacji danych kadrowych i naliczania uprawnień,
• rozstrzygania wątpliwości dotyczących autentyczności dokumentów (spory będą rozstrzygane przez sąd pracy).

Kompleksowa reforma stażu pracy – co warto zapamiętać?

• Kompleksowa reforma dotyczy wyłącznie uprawnień pracowniczych – nie wpływa na wysokość emerytury ani prawo do emerytury minimalnej.
• Uwzględnienie dodatkowych okresów może znacząco zmienić sytuację pracowników, którzy przez lata pracowali na zleceniach, prowadzili działalność gospodarczą lub zdobywali doświadczenie za granicą.
• Kluczowe jest terminowe zgromadzenie i dostarczenie dokumentów.
• Nowe przepisy pozwolą wliczyć do stażu pracy znacznie więcej okresów niż dotychczas, ale wymagają od pracowników i pracodawców dobrej organizacji i terminowego działania.

Zakres i złożoność zmian wprowadzanych nowelizacjami Kodeksu pracy pokazują, że prawidłowe ustalanie stażu pracy przestaje być prostą czynnością administracyjną, a staje się procesem wymagającym stałego monitorowania przepisów, interpretacji prawa oraz sprawnej organizacji danych. Dla pracodawców oznacza to nie tylko dodatkowe obowiązki, ale także ryzyko błędów.

Outsourcing usług kadrowo-płacowych pozwala przenieść tę odpowiedzialność na wyspecjalizowany zespół ekspertów, który na bieżąco śledzi zmiany legislacyjne, aktualizuje procedury i zapewnia zgodność działań z obowiązującymi przepisami. W praktyce oznacza to większe bezpieczeństwo prawne, spójność naliczania uprawnień pracowniczych oraz odciążenie wewnętrznych zespołów kadrowych.

autorka: Iwona Trzybulska-Krzystyniak, Partner Biznesowy HR, Impel Business Solutions sp. z o.o.