Sezon urlopowy to czas odpoczynku, ale dla przedsiębiorcy także okres wymagający odpowiedniego przygotowania firmy do czasowej nieobecności. Nawet kilkudniowy wyjazd nie zwalnia z obowiązków podatkowych, księgowych czy organizacyjnych. Niedopilnowanie terminów płatności, niewystawienie faktury lub brak osoby upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorcy może prowadzić do niepotrzebnych kosztów i komplikacji. Przed wyjazdem warto poświęcić kilkadziesiąt minut na wykonanie kilku prostych czynności, które pozwolą spokojnie korzystać z urlopu.

Sprawdź terminy płatności

Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie wszystkich zobowiązań przypadających na okres planowanej nieobecności. Dotyczy to przede wszystkim:

• zaliczek na podatek dochodowy,
• podatku VAT,
• składek ZUS,
• rat leasingowych,
• kredytów,
• płatności wobec kontrahentów.

Zgodnie z art. 60 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, za termin dokonania zapłaty podatku uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika. Oznacza to, że wykonanie przelewu w ostatniej chwili może okazać się niewystarczające, jeżeli bank zrealizuje operację po terminie.

Niedotrzymanie terminów może skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Wystaw wszystkie faktury

Przed urlopem warto zweryfikować, czy wszystkie wykonane usługi oraz dostarczone towary zostały udokumentowane fakturami.

Obowiązek wystawiania faktur reguluje art. 106b ustawy o podatku od towarów i usług. Z kolei zgodnie z art. 106i tej ustawy fakturę co do zasady wystawia się nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania sprzedaży.

Choć przepisy pozostawiają przedsiębiorcy określony czas na wystawienie dokumentu, praktyka pokazuje, że odkładanie tego obowiązku na okres po urlopie, zwiększa ryzyko pomyłek, opóźnień oraz pogorszenia płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Dobrą praktyką jest również sprawdzenie, czy wszystkie otrzymane faktury kosztowe zostały przekazane do biura rachunkowego.

Zaplanuj przelewy

Większość banków umożliwia obecnie planowanie przelewów z wyprzedzeniem.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku:

• wynagrodzeń pracowników,
• składek ZUS,
• podatków,
• rat leasingowych,
• czynszu,
• stałych zobowiązań wobec dostawców.

Zaplanowanie płatności ogranicza ryzyko przekroczenia terminów oraz naliczenia odsetek za zwłokę. W przypadku zobowiązań publicznoprawnych terminowa zapłata ma istotne znaczenie z punktu widzenia odpowiedzialności podatnika wynikającej z przepisów Ordynacji podatkowej.

Przygotuj pełnomocnictwa

Nie każdy przedsiębiorca podczas urlopu może całkowicie odciąć się od spraw firmowych. Warto zatem wyznaczyć osobę, która będzie mogła załatwiać najpilniejsze sprawy.

Pełnomocnictwo może obejmować m.in.:

• podpisywanie dokumentów,
• odbiór korespondencji,
• reprezentowanie przedsiębiorcy przed urzędami,
• kontakty z kontrahentami.

Instytucję pełnomocnictwa regulują przepisy art. 95–109 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Jeżeli pełnomocnik ma reprezentować przedsiębiorcę przed organami podatkowymi, zastosowanie znajdują również przepisy Rozdziału 3a Ordynacji podatkowej dotyczące pełnomocnictw, w tym pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1), szczególnego (PPS-1) oraz do doręczeń.

Brak odpowiedniego umocowania może uniemożliwić załatwienie pilnych spraw podczas nieobecności właściciela firmy.

Ustaw autoresponder

Choć przepisy prawa nie nakładają obowiązku ustawienia automatycznej odpowiedzi e-mail, jest to element profesjonalnej organizacji pracy.

Autoresponder powinien zawierać:

• informację o terminie nieobecności,
• przewidywaną datę odpowiedzi,
• dane osoby zastępującej,
• numer telefonu lub adres e-mail do pilnych spraw.

W przypadku przedsiębiorców przetwarzających dane osobowe klientów warto pamiętać, aby treść automatycznej odpowiedzi nie zawierała nadmiernej ilości danych osobowych ani informacji mogących naruszać zasady bezpieczeństwa wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Dobrze przygotowana automatyczna odpowiedź zwiększa komfort klientów oraz ogranicza ryzyko nieporozumień wynikających z przedłużającego się czasu oczekiwania na kontakt.

Spokojny urlop zaczyna się od dobrej organizacji

Odpowiednie przygotowanie firmy do urlopu pozwala uniknąć wielu problemów organizacyjnych i finansowych. Sprawdzenie terminów płatności, wystawienie faktur, zaplanowanie przelewów, ustanowienie pełnomocnika oraz poinformowanie klientów o nieobecności zajmują niewiele czasu, a znacząco zmniejszają ryzyko powstania zaległości czy zakłóceń w bieżącym funkcjonowaniu firmy.

Przedsiębiorcy, którzy chcą zapewnić ciągłość obsługi także podczas swojej nieobecności, mogą również powierzyć procesy księgowe zewnętrznemu partnerowi. Outsourcing pozwala ograniczyć ryzyko przeoczenia terminów i zapewnia dostęp do specjalistów niezależnie od sezonu urlopowego.

Urlop przedsiębiorcy nie oznacza zawieszenia obowiązków podatkowych. Dlatego warto zadbać o odpowiednią organizację jeszcze przed wyjazdem, aby po powrocie skupić się na prowadzeniu działalności, a nie na usuwaniu skutków przeoczonych terminów.

Autorką publikacji jest Justyna Surowy, Partner Biznesowy ds. księgowości – Impel Business Solutions sp. z o.o.