Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jedną z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych w Polsce w ostatnich latach. System wprowadził obowiązek wystawiania i odbierania tzw. faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem centralnej platformy teleinformatycznej, zmieniając zasady współpracy między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym lub firmą outsourcingową. Kto odpowiada za dostęp do systemu? Jak uregulować zakres obowiązków? Co powinno znaleźć się w nowych umowach i aneksach, aby ograniczyć ryzyka podatkowe, prawne i organizacyjne? W artykule wyjaśniamy, na co zwrócić uwagę przy przygotowaniu dokumentacji umownej do obsługi KSeF.
Zgodnie z aktualnymi przepisami obowiązek korzystania z KSeF wszedł w życie od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Zmiana ta wpływa nie tylko na procesy księgowe, ale również na relacje umowne – w szczególności pomiędzy biurami rachunkowymi, firmami outsourcingowymi a ich klientami. Konieczne staje się odpowiednie uregulowanie zakresu obowiązków, odpowiedzialności oraz procedur związanych z obsługą KSeF.
Charakterystyka KSeF i jego wpływ na warunki współpracy
KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktury te mają formę plików XML, są automatycznie rejestrowane w systemie i otrzymują unikalny numer identyfikacyjny.
Kluczowe konsekwencje wprowadzenia KSeF dla relacji biznesowych to:
- brak obiegu faktur papierowych i PDF,
- centralizacja dostępu do dokumentów,
- automatyczne udostępnianie faktur odbiorcy,
- konieczność nadawania uprawnień w systemie KSeF (np. biuru rachunkowemu).
Oznacza to, że dotychczasowy model współpracy, w którym klient przekazuje dokumenty do księgowego został zastąpiony innym sposobem działania, w którym księgowy sam pobiera dokumenty z systemu.
Kluczowe obszary zmian w umowach
W umowach i aneksach warto szczególnie precyzyjnie uregulować kilka obszarów, które po wdrożeniu KSeF mają bezpośredni wpływ na organizację pracy, odpowiedzialność stron i bezpieczeństwo rozliczeń.
Zakres usług i odpowiedzialności
W umowach należy jednoznacznie określić:
- kto odpowiada za wystawianie faktur w KSeF,
- kto odpowiada za ich odbiór i weryfikację,
- czy biuro rachunkowe przejmuje obowiązki techniczne związane z obsługą systemu.
W praktyce warto rozdzielić odpowiedzialność za dane merytoryczne (klient), odpowiedzialność za obsługę techniczną i księgową (biuro rachunkowe).
Jest to szczególnie istotne, ponieważ faktura uznawana jest za wystawioną w momencie jej przesłania do KSeF, a nie przekazania kontrahentowi.
Uprawnienia w KSeF
System umożliwia nadawanie dostępu różnym podmiotom, w tym biurom rachunkowym. W związku z tym umowa powinna regulować:
- zakres nadanych uprawnień (np. wystawianie, odbiór, dostęp do faktur),
- sposób ich nadawania i odwoływania,
- odpowiedzialność za działania użytkowników.
Dodatkowo warto wprowadzić zapis zobowiązujący klienta do niezwłocznego nadania odpowiednich uprawnień – brak dostępu uniemożliwi realizację usług księgowych.
Obieg dokumentów i procedury
KSeF eliminuje tradycyjny obieg dokumentów, dlatego konieczne jest:
- określenie procedur wystawiania faktur sprzedażowych,
- ustalenie zasad kontroli faktur kosztowych,
- wskazanie terminów weryfikacji dokumentów.
Biura rachunkowe będą odpowiadały m.in. za pobieranie faktur kosztowych z systemu oraz kontrolę poprawności ich przesłania.
Odpowiedzialność za błędy i sankcje
Zmiany w przepisach zwiększają ryzyko odpowiedzialności za błędy techniczne i formalne. Umowa powinna:
- ograniczać odpowiedzialność biura rachunkowego za dane wprowadzane przez klienta,
- określać odpowiedzialność za brak wystawienia faktury w KSeF,
- regulować sytuacje awarii systemu lub braku dostępu.
Wynagrodzenie i zmiana zakresu usług
Wdrożenie KSeF wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak obsługa systemu, monitorowanie statusów faktur, integracja systemów księgowych.
Dlatego uzasadnione jest wprowadzenie nowych modeli rozliczeń, aktualizacja cennika usług, rozdzielenie usług podstawowych i dodatkowych.
Jak przygotować nowe umowy
Tworząc nowe umowy, warto zastosować podejście modułowe i uwzględnić:
1. Klauzule obowiązkowe
- definicje KSeF i faktury ustrukturyzowanej
- zakres usług związanych z KSeF
- obowiązki klienta (np. terminowe przekazywanie danych)
- obowiązki biura rachunkowego
2. Klauzule operacyjne
- procedury wystawiania i odbioru faktur
- zasady komunikacji (np. błędy, odrzucenia faktur)
- sposób postępowania w przypadku awarii
3. Klauzule bezpieczeństwa
- odpowiedzialność za dostęp do systemu
- zasady zarządzania uprawnieniami
- ochrona danych i poufność
W jaki sposób najlepiej dokonać zmian w umowach?
Dla obecnych klientów rekomendowane jest przygotowanie aneksów zamiast całkowitej zmiany umów.
Aneks powinien zawierać:
- rozszerzenie zakresu usług o KSeF,
- uregulowanie dostępu do systemu,
- zmianę zasad odpowiedzialności,
- aktualizację wynagrodzenia,
- określenie daty wejścia zmian w życie.
W praktyce aneks może być krótszy niż nowa umowa, ale musi jasno wskazywać nowe obowiązki wynikające z przepisów.
Co jest ważne do obsługi KSeF w przypadku współpracy z outsourcingiem księgowym i biurami rachunkowymi?
W przypadku outsourcingu księgowego szczególne znaczenie mają:
- pełnomocnictwa do działania w imieniu klienta,
- odpowiedzialność za błędy systemowe,
- integracja systemów IT.
KSeF powoduje, że biura rachunkowe przejmują większą rolę operacyjną w procesie fakturowania, co wymaga precyzyjnego uregulowania w umowach⁵.
KSeF jako impuls do uporządkowania współpracy
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim zmiana modelu współpracy pomiędzy przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie umów oraz aneksów, które:
- jasno określą zakres odpowiedzialności,
- zabezpieczą interesy obu stron,
- dostosują relacje do nowego, cyfrowego modelu obiegu dokumentów.
Podmioty, które odpowiednio wcześnie przygotują dokumentację umowną, zyskają przewagę organizacyjną i ograniczą ryzyka prawno-podatkowe związane z wdrożeniem systemu.
Autorką artykułu jest Justyna Surowy, partner biznesowy ds. księgowości, Impel Business Solutions sp. z o.o.
