Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wywróciło do góry nogami codzienność polskich przedsiębiorców. Nowa sytuacja rodzi mnóstwo wątpliwości również w obszarze, gdy mamy do czynienia z handlem międzynarodowym. System z założenia ma charakter lokalny, jednak polscy podatnicy mają obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla zagranicznych kontrahentów. Natomiast faktury zakupowe od firm z zagranicy pozostają całkowicie poza tym systemem. Ta asymetria rodzi mnóstwo pytań i technologicznych wyzwań. Oto praktyczny przewodnik, który wyjaśnia, jak skutecznie zarządzać fakturami zagranicznymi w dobie KSeF.
Sprzedaż za granicę: KSeF jest obowiązkowy (ale z haczykiem)
Jeśli firma ma siedzibę w Polsce i sprzedaje towary lub usługi zagranicznemu kontrahentowi B2B, przedsiębiorca musi wystawić fakturę w systemie KSeF.
Dotyczy to następujących transakcji:
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)
- Eksport towarów poza terytorium Unii Europejskiej
- Eksport usług do krajów Unii Europejskiej jak i krajów poza UE.
System KSeF bez problemu przyjmuje faktury w walutach obcych oraz dokumenty sporządzone w języku angielskim. Należy jednak pamiętać, że zagraniczny klient nie ma dostępu do polskiego KSeF. Nie zaloguje się tam i nie pobierze pliku XML.
Jak dostarczyć fakturę zagranicznemu klientowi?
Po wysłaniu faktury do KSeF i otrzymaniu urzędowego numeru KSeF, musimy pobrać dokument z systemu i przekazać go kontrahentowi w formie tradycyjnej, najczęściej w formie pliku PDF za pomocą tradycyjnego kanału, np. mailowo.
Taki dokument musi obowiązkowo posiadać kod QR, który pozwoli odbiorcy faktury lub organom podatkowym na szybką weryfikację autentyczności dokumentu bezpośrednio w polskim systemie.
Zakupy z zagranicy całkowicie poza KSeF
Jak postąpić, gdy kupujemy licencję na oprogramowanie od giganta z USA, zamawiamy komponenty z Chin lub korzystamy z usług unijnych dostawców? W takich sytuacjach zasady gry diametralnie się zmieniają. KSeF nie służy do odbierania ani rejestrowania dokumentów wystawianych przez podmioty zagraniczne, dlatego pozostaje tradycyjny obieg dokumentów. Zagraniczne faktury kosztowe (dokumentujące np. import usług lub WNT) księgujemy na starych zasadach – na podstawie dokumentów PDF lub papierowych przesłanych przez dostawcę.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zagraniczny kontrahent posiada w Polsce tzw. Stałe Miejsce Prowadzenia Działalności Gospodarczej (SMPD), które uczestniczy w transakcji. W takim przypadku jest on traktowany na równi z polskim przedsiębiorcą. To wyklucza stosowanie uproszczeń i rodzi obowiązek rozliczania się przez KSeF. Wtedy faktura zakupowa musi zostać udostępniona bezpośrednio w systemie.
Wyłączenia z KSeF. Na co należy uważać?
Nie każda międzynarodowa transakcja podlega pod rygor e-fakturowania. Przepisy Ustawa o VAT przewidują istotne wyjątki:
– Transakcje B2C: Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej z zagranicy jest ustawowo wyłączona z KSeF
– Sprzedaż rozliczana w ramach unijnych procedur OSS oraz IOSS jest całkowicie wyłączona z Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z polskimi przepisami, a dokładniej z art. 106ga ust. 2 pkt 3 Ustawy o VAT, przedsiębiorcy obsługujący w ten sposób międzynarodowy e-commerce nie mają takiego obowiązku.
KSeF a faktury zagraniczne – podsumowanie dla przedsiębiorców i księgowych
Obsługa zagranicznego handlu w realiach KSeF wymaga dwutorowego podejścia. Sprzedaż wymusza na przedsiębiorcy pełną cyfryzację, integrację systemów ERP z rządową platformą oraz generowanie kodów QR dla zewnętrznych partnerów. Z kolei zakupy to kontynuacja klasycznego obiegu dokumentów. Aby uniknąć chaosu, kluczowe jest wdrożenie narzędzi księgowych, które automatycznie rozpoznają status rezydencji podatkowej kontrahenta i poprowadzą dokument właściwą ścieżką.
Autorką publikacji jest Aneta Szymik, dyrektor procesów księgowych, Impel Business Solutions sp. z o.o.
