Wprowadzenie systemu KSeF zrewolucjonizowało sposób funkcjonowania księgowości, sposobu rozliczeń i raportowania. Jednym z nich jest JPK_VAT z deklaracją. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje zmieniona struktura tego dokumentu, która jest powiązana z obowiązkowym KSeF. Oznacza to nowe struktury plików: JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), które wprowadzają pole NrKSeF oraz nowe oznaczenia OFF, BFK i DI. Nasze zestawienie przestawia szczegóły tego, co się zmieniło.
Nowe oznaczenia stosuje zarówno sprzedawca, jak i nabywca. Obowiązują one w obu częściach JPK_VAT:
- w ewidencji sprzedaży,
- w ewidencji zakupów
Jakie są najważniejsze zasady oznaczania faktur?
Najlepiej trzymać się prostej kolejności działań, by się nie pogubić:
- Sprawdzamy, czy faktura ma numer KSeF.
- Jeśli jest numer – wpisujemy NrKSeF.
- W przypadku braku numeru – stosujemy OFF, BFK albo DI
Warto zapamiętać podstawowe oznaczenia i co się pod nimi kryje:
Numer KSeF – podstawowe oznaczenie
- Pole NrKSeF uzupełnia się, gdy na dzień złożenia JPK_VAT faktura ma nadany numer KSeF.
- Dotyczy to wszystkich trybów wystawiania faktur (offline24, awaria, niedostępność systemu), jeżeli na moment złożenia JPK faktura została przesłana do KSeF i ma już nadany numer.
OFF – oznaczenia stosowane, gdy brak numeru KSeF
- Dotyczy faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze numeru KSeF.
- Podatnik nie ma obowiązku korygowania JPK po późniejszym nadaniu numeru KSeF.
BFK – dotyczy faktur wystawionych poza KSeF, np.:
- faktura dla konsumenta,
- faktura wystawiona przed obowiązkiem KSeF,
- faktura wystawiona w trakcie całkowitej awarii KSeF
- faktura zagraniczna, nie objęta KSeF
DI – dotyczy dowodu innego niż faktura, dla której istnieje obowiązek wystawienia w KSeF w tym.:
- dokumenty wewnętrzne
- raporty z kasy fiskalnej
- faktury offline do czasu nadania im numeru KSeF
- faktury wystawione w trybie offline24,
- faktury nie wysłane do KSeF wbrew obowiązkowi,
- faktury wystawione w trakcie niedostępności systemu, jeżeli na dzień przesłania ewidencji nie mają nadanego numeru KSeF.
Ważne! W przypadku faktury oznaczonej DI, po uzyskaniu numeru KSeF trzeba skorygować ewidencję sprzedaży i wpisać nadany numer KSeF.
Zmiany od 1 lutego 2026 r. w zakresie nowych znaczników JPK_VAT są ważnym elementem prawidłowego raportowania podatkowego. Dla firm oznacza to konieczność weryfikacji procesów księgowych, aktualizacji systemów oraz upewnienia się, że sposób oznaczania transakcji jest zgodny z nowymi wymaganiami. Profesjonalna obsługa księgowa ogranicza ryzyko błędów w ewidencji i raportowaniu, zapewnia zgodność z aktualnymi wymogami oraz przejmuje odpowiedzialność za bieżące monitorowanie zmian, które wpływają na prawidłowość rozliczeń podatkowych.
Autorką publikacji jest Aneta Szymik, dyrektor procesów księgowych w Impel Business Solutions.
