Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nakłada na przedsiębiorców nowe obowiązki dokumentacyjne, które wykraczają poza samą wysyłkę danych do systemu. Jak wynika z najnowszej interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), błąd w przygotowaniu wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (np. pliku PDF przekazanego klientowi) może mieć kosztowne skutki podatkowe. Dokument pozbawiony wymaganych oznaczeń może zostać uznany za tzw. „pustą fakturę”, generując obowiązek zapłaty wykazanego w niej podatku VAT niezależnie od faktury przesłanej do KSeF. Powyższe stanowisko wynika z interpretacji KIS z 15.05.2026 r. (0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK)
Kiedy wizualizacja przestaje być kopią, a staje się osobną fakturą?
Zgodnie z przepisami, wizualizacja faktury ustrukturyzowanej używana poza systemem KSeF musi być opatrzona odpowiednimi oznaczeniami, które pozwalają na jej weryfikację w systemie. Dyrektor KIS uznał, że jeśli dokument przekazany klientowi zawiera słowo „faktura” oraz wszystkie elementy wymagane przez art. 106e ustawy o VAT, a jednocześnie brakuje mu wymaganych kodów QR i numeru KSeF, przestaje on być jedynie „wizualizacją”. W takim przypadku organ podatkowy może uznać, że do obrotu prawnego wprowadzono dwa odrębne dokumenty – jeden w systemie KSeF, a drugi w formie nieprawidłowej wizualizacji. Sytuacja taka skutkuje ryzykiem zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, który zobowiązuje wystawcę do zapłaty podatku wykazanego na każdej wystawionej fakturze.
Najważniejszym wnioskiem płynącym z najnowszej interpretacji organów skarbowych jest fakt, że granica między „wizualizacją faktury ustrukturyzowanej” a „samodzielną fakturą” jest bardzo cienka.
Jeśli dokument przekazany kontrahentowi:
- Zawiera wszystkie elementy wymagane przez art. 106e ustawy o VAT,
- Jest oznaczony słowem „faktura”,
został wprowadzony do obrotu gospodarczego, a jednocześnie nie posiada wymaganych oznaczeń KSeF, to przestaje on być traktowany jako pomocniczy wydruk faktury z systemu.
Staje się on odrębnym dokumentem, który na mocy art. 108 ust. 1 rodzi niezależny obowiązek zapłaty wykazanego w nim podatku, co w praktyce prowadzi do podwójnego opodatkowania tej samej transakcji.
Pamiętajmy, aby wizualizacja dawała gwarancję tożsamości z dokumentem w Krajowym Systemie e-Faktur, kod weryfikujący QR oraz numer KSeF muszą występować na dokumencie łącznie. Dopiero takie oznaczenie jednoznacznie potwierdza, że dokument papierowy lub PDF jest odzwierciedleniem konkretnej faktury ustrukturyzowanej zarejestrowanej w systemie KSeF, a nie odrębnym bytem prawnym.
Specyfika trybu offline i awaryjnego w KSeF
W sytuacjach, gdy faktura jest przekazywana nabywcy przed uzyskaniem numeru KSeF (tryby offline24 lub awaryjny), wymogi są jeszcze inne. Taki dokument musi posiadać dwa kody QR:
- Kod z napisem „OFFLINE” (do weryfikacji danych faktury),
- Kod z napisem „CERTYFIKAT” (do potwierdzenia tożsamości wystawcy).
Jak naprawić błąd? Korekta „do zera”
Jeśli przedsiębiorca pomyłkowo wprowadził do obrotu wadliwą wizualizację, która naraziła go na ryzyko podwójnego opodatkowania, jedynym skutecznym rozwiązaniem jest naprawienie błędu poprzez wystawienie faktury korygującej.
Dyrektor KIS potwierdził, że w celu zniwelowania skutków wynikających z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, podatnik powinien skorygować błędny dokument „do zera”. Takie działanie pozwala przywrócić rzetelność dokumentacji i zwalnia z obowiązku wpłaty podatku VAT z tytułu „pustej faktury”. Dzięki temu jedynym wiążącym dokumentem pozostaje faktura ustrukturyzowana w systemie KSeF.
Wizualizacja faktury pod kontrolą księgowości i IT
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że prawidłowe oznaczenie (QR + Numer KSeF) to nie tylko wymóg techniczny, ale gwarancja dla podatnika, że dokument papierowy/PDF jest tożsamy z dokumentem w formie ustrukturyzowanej. Każde odstępstwo od tej zasady nawet wynikające z błędu oprogramowania finansowo-księgowego może być potraktowane jako wystawienie „pustej faktury”. Warto zatem zweryfikować, czy używane systemy IT zapewnia łączne generowanie tych dwóch elementów na każdym wydruku lub pliku PDF przekazywanym kontrahentowi.
Autorką artykułu jest Aneta Szymik, dyrektor procesów księgowych, Impel Business Solutions
