Końcówka roku to dla wielu firm czas intensywnej pracy, a dla działów finansowo-księgowych – prawdziwy sprawdzian organizacji i dokładności. Obsługa księgowa to nie tylko podsumowania i liczby, ale przede wszystkim wiele obowiązków, które trzeba wykonać na czas i ściśle według obowiązujących przepisów. Prawdziwym poligonem sprawności jest księgowe zamknięcie roku.
Czym jest „zamknięcie roku” w księgowości?
„Zamknięcie roku” to podsumowanie działalności gospodarczej jednostki za dany okres obrotowy: zakończenie ksiąg rachunkowych, sporządzenie sprawozdania finansowego, a następnie, zależnie od struktury podmiotu, jego zatwierdzenie i przekazanie odpowiednim organom czy rejestrom.
Prawidłowo sporządzone zamknięcie roku ma kluczowe znaczenie dla rzetelnego i prawidłowego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, wyników jej działalności oraz – w konsekwencji – dla prawidłowego rozliczenia podatków CIT lub PIT.
Zamknięcie roku obrotowego i sprawozdanie finansowe w świetle regulacjie ustawy o rachunkowości
Ustawa o rachunkowości wyróżnia pojęcie ksiąg rachunkowych, które jednostka prowadzi przez cały rok obrotowy. Art. 12 ust. 2 tej ustawy określa moment ich zamknięcia.
Bilans to podstawowy dokument finansowy, w którym jednostka ustala stan aktywów i pasywów. Innymi słowy to „zdjęcie” majątku i zobowiązań na konkretny dzień i to właśnie na ten dzień sporządza się sprawozdanie finansowe. Drugim niezbędnym dokumentem do oceny kondycji przedsiębiorstwa jest rachunek zysków i strat, który pokazuje, jak w danym okresie kształtowały się przychody, koszty i wynik finansowy.
Kiedy i w jaki sposób prawidłowo zamknąć księgi rachunkowe?
Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 Ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinno zamykać się na dzień kończący rok obrotowy.
Ustawa przewiduje także inne momenty niż koniec roku obrotowego na zamknięcia ksiąg i są to np. zakończenie działalności, likwidacja, upadłość, zmiany formy prawnej jednostki czy połączenie lub podział. Wtedy również następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.
Zamknięcie zwykle oznacza tzw. wstępne zamknięcie ksiąg. Jest to ustalenie stanu ksiąg na dzień bilansowy, sporządzenie bilansu próbnego, zestawień obrotów i sald, rozliczenie inwentaryzacji, a dopiero później następuje sporządzenie sprawozdania finansowego.
Jakie są wymogi dot. sprawozdania finansowego?
Zgodnie z art. 45 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych albo na inny dzień bilansowy.
W sprawozdaniu muszą zostać zastosowane zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego określone w rozdziale 4 ustawy.
Dla większości jednostek sprawozdanie finansowe obejmuje: bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, czyli objaśnienia.
Termin przygotowania i podpisania sprawozdania finansowego
Na mocy art. 52 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki zobowiązany jest zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
Sprawozdanie podpisują osoby odpowiedzialne: osoba prowadząca księgi rachunkowe i kierownik jednostki. W przypadku odpowiedzialności zespołu wieloosobowego dokument podpisują wszyscy jego członkowie albo co najmniej jeden członek (w sposób przewidziany w ustawie). Jeśli ktoś odmówi podpisu, konieczne jest pisemne uzasadnienie dołączone do sprawozdania.
Zatwierdzenie sprawozdania, ostateczne zamknięcie ksiąg i przechowywanie dokumentów
Sprawozdanie przygotowane zgodnie z wytycznymi wymaga zatwierdzenia. Art. 53 ust. 1 Ustawy o rachunkowości przewiduje, że zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Księgi rachunkowe, po zatwierdzeniu sprawozdania, podlegają tzw. ostatecznemu zamknięciu, czyli zablokowaniu możliwości dokonywania dalszych zapisów za dany rok obrotowy. Termin ten, w praktyce, to zwykle 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania (choć sam przepis art. 12 ust. 4-5 Ustawy o rachunkowości wskazuje ten moment jako zamknięcie ksiąg po zatwierdzeniu).
Zatwierdzone sprawozdania finansowe, a także księgi rachunkowe i inne materiały pomocnicze, należy przechowywać co najmniej przez 5 lat – licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały sporządzone/zatwierdzone.
Uwagi szczególne – inne dni bilansowe i zamknięcia ksiąg
Ustawa o rachunkowości przewiduje, że księgi rachunkowe mogą być zamknięte nie tylko na koniec roku obrotowego, ale także w innych przypadkach wskazanych w art. 12 ust. 2. Zapis ten uwzględnia takie sytuacje jak np. likwidacja jednostki, upadłość, zmiana formy prawnej, połączenie czy podział jednostki.
Wtedy także sporządza się sprawozdanie finansowe, ale może to być sprawozdanie tzw. „okolicznościowe”, a nie roczne. W opinii organów, jak przewiduje np. interpretacja Ministerstwa Finansów, sprawozdanie sporządzone w takich okolicznościach traktowane jest jako sprawozdanie w rozumieniu art. 45 Ustawy o rachunkowości.
Dlaczego sprawozdanie finansowe ma znaczenie również dla podatków i rozliczeń
Choć Ustawa o rachunkowości reguluje kwestie rachunkowe a nie podatkowe, to często standard rachunkowy stanowi podstawę dla obowiązków podatkowych. Jeśli przepisy podatkowe wymagają zamknięcia roku podatkowego i sporządzenia sprawozdania finansowego (np. przy wyborze formy opodatkowania), wtedy daty i zasady określone w Ustawy o rachunkowości decydują o poprawności rozliczenia.
W praktyce: zamknięcie ksiąg rachunkowych oraz prawidłowo przygotowane i zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z ustalonym wynikiem finansowym firmy są punktem wyjścia do obliczenia podatku dochodowego (np. CIT dla osób prawnych) lub wyniku do opodatkowania.
Sprawozdanie finansowe ma znaczenie dla podatków i rozliczeń, ponieważ:
- Jest podstawą do ustalenia wyniku podatkowego
Choć wynik księgowy i wynik podatkowy nie są tym samym, to punktem wyjścia do obliczenia podatku dochodowego jest zysk/strata z rachunku zysków i strat. Następnie dokonuje się tzw. korekt podatkowych (np. odliczeń, wyłączeń, różnic przejściowych).
- Umożliwia kontrolę prawidłowości rozliczeń
Organy podatkowe mogą korzystać ze sprawozdania, aby:
– sprawdzić, czy dane księgowe są spójne z deklaracjami podatkowymi,
– ocenić rzetelność prowadzonych ksiąg,
– identyfikować potencjalne nieprawidłowości.
- Wskazuje podstawy naliczenia podatków majątkowych
Niektóre podatki są powiązane ze stanem majątku firmy, np.: podatek od nieruchomości, podatek od środków transportowych. Bilans pokazuje, jakie aktywa są w posiadaniu przedsiębiorstwa.
- Dostarcza danych o amortyzacji
Amortyzacja księgowa nie zawsze równa się podatkowej, ale:
– sprawozdanie ujawnia wartość środków trwałych i ich umorzenie,
– na tej podstawie rozlicza się amortyzację podatkową
- Ma znaczenie dla podatku VAT
Co prawda rozliczenia VAT nie wynikają bezpośrednio ze sprawozdania finansowego, ale:
– dane o sprzedaży i zakupach muszą być zgodne z zapisami księgowymi,
– sprawozdanie potwierdza rzetelność prowadzenia ewidencji.
- Jest dowodem w razie kontroli
Sprawozdanie finansowe jest dokumentem formalnym i może być dowodem:
– w postępowaniach podatkowych,
– w kontrolach skarbowych,
– w sporach dotyczących zobowiązań podatkowych.
- Zapewnia transparentność wobec urzędu skarbowego i innych interesariuszy
Rzetelne sprawozdanie zwiększa wiarygodność przedsiębiorstwa, co ma znaczenie np. przy:
– ubieganiu się o dotacje,
– rozliczeniach międzyokresowych,
– kontrolach finansowych.
Podsumowanie – najważniejsze terminy i obowiązki związane z zamknięciem ksiąg i sprawozdaniem finansowym
Ustawa o rachunkowości precyzyjnie określa, kiedy należy zamknąć księgi rachunkowe. Zazwyczaj odbywa się to na dzień kończący rok obrotowy, ale możliwe są także inne określone okoliczności (likwidacja, zmiana formy, połączenie lub podział itd.).
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić na dzień zamknięcia ksiąg albo na inny dzień bilansowy. Musi ono zawierać bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, a tam, gdzie jest to wymagane, także rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale.
Termin sporządzenia sprawozdania to maksymalnie 3 miesiące od dnia bilansowego. Podpisanie i przedstawienie dokumentu odpowiednim organom to obowiązek kierownika jednostki.
Roczne sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Po jego zatwierdzeniu następuje ostateczne zamknięcie ksiąg, a dokumenty (księgi, sprawozdanie i materiały pomocnicze) należy przechowywać co najmniej 5 lat.
W sytuacjach szczególnych (likwidacja, zmiana formy, upadłość, przekształcenie) zamknięcie ksiąg i sporządzenie sprawozdania może nastąpić także w innych terminach – zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 2–7 Ustawy o rachunkowości.
Nawet jeśli Ustawa o rachunkowości formalnie reguluje jedynie sprawozdania finansowe, stanowi bazę wejściowa do obliczenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Tutaj głównym źródłem danych jest rachunek zysków i strat. Na tych samych zapisach księgowych opiera się wynik finansowy, jak i wynik podatkowy.
Pamiętajmy, że wynik bilansowy (finansowy) ma na celu prezentację rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Natomiast wynik podatkowy ma na celu ustalenie podstawy opodatkowania i kalkulację podatku.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zasadach sporządzania sprawozdania finansowe lub chciałbyś powierzyć nam prowadzenie dokumentacji księgowej – zajrzyj na stronę dotyczącą usług księgowych i wypełnij formularz. Skontaktujemy się i omówimy szczegóły.
Autorką artykułu jest Justyna Surowy, partner biznesowy ds. księgowości, Impel Business Solutions sp. z o.o.
