Digitalizacja dokumentacji firmowej umożliwia przekształcenie dokumentów papierowych w postać elektroniczną wraz z opisem danych i udostępnianiem obrazów dokumentów online. Pozwala usprawnić obsługę i obieg dokumentów w firmie, a także ułatwia przechowywanie zasobu w zabezpieczonej formie i wykonywanie kopii zapasowych. Przedmiotem digitalizacji może być dowolny zasób dokumentów np. teczki osobowe, faktury VAT, dokumenty logistyczne.
Oferujemy usługę digitalizacji dokumentów, czyli przekształcenie dokumentów papierowych w formę elektroniczną. Proces ten obejmuje nie tylko skanowanie dokumentów, ale również indeksację plików umożliwiającą dalsze wykorzystanie zasobów przez systemy informatyczne np. SAP. Dzięki temu obieg dokumentów w firmie staje się efektywny, a przechowywanie dokumentów odbywa się w zabezpieczonej formie, z możliwością wykonywania kopii zapasowych.
Dysponujemy technologią i sprzętem pozwalającymi digitalizować dokumenty w różnych formatach i o różnej jakości. Przygotowywane pliki cyfrowe mogą być w dalszych etapach procesu importowane do systemów finansowo – księgowych naszych klientów tworząc kompletny system zarządzania danymi wraz z elektronicznymi załącznikami.
Gwarantujemy zgodność usługi z wymogami Systemów Zarządzania Jakością i posiadamy certyfikaty: ISO 9001:2015 oraz Certyfikat Bezpieczeństwa Informacji wg normy ISO/IEC 27001:2013.
Ograniczenie kosztów i powierzchni przechowywania
Zamiana papieru na wersje cyfrowe uwalnia przestrzeń biurową i pozwala efektywniej ją wykorzystać. Digitalizację możesz połączyć z usługą przechowywania, w ramach której papierowe zasoby firmy trafią na do profesjonalnego magazyn. Ich wersje cyfrowe będą udostępniane upoważnionym osobom do wglądu lub dalszej pracy.
Każdy zasób papierowych można poddać digitalizacji: umowy, faktury, raporty, dokumenty pracownicze itd. Ułatwi to wymianę dokumentów i informacji między pracownikami firmy w systemie pracy zdalnej czy hybrydowej. Jednocześnie pozwoli wdrożyć elektroniczny obieg informacji, dzięki któremu wszelkie operacje na dokumentach będą możliwe nawet spoza firmy. Również czas obsługi dokumentów ulegnie skróceniu, co poprawi wydajność realizowanych zadań.
Digitalizacja pozwala chronić oryginały dokumentów. Tworzenie kopii elektronicznych daje gwarancję ochrony przed nieumyślnym zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem. Zasoby cyfrowe są gromadzone w cyfrowym archiwum, z którego mogą korzystać wyłącznie upoważnione osoby – na podstawie przydzielonych dostępów.
Oszczędność czasu i przestrzeni
Mniejsze zużycie papieru i ograniczenie śladu ekologicznego
Łatwiejszy dostęp do danych
Zabezpieczenie danych – dzięki kopiom i kontroli dostępu
Usprawnienie obiegu dokumentów
Integracja plików cyfrowych z systemami finansowo-księgowymi
Bartosz Dąbrowski, dyrektor ds. zarządzania dokumentacją
odpowiada za obsługę klientów oraz rozwój usług związanych z zarządzaniem dokumentacją. Nadzoruje wyspecjalizowane działy we Wrocławiu i Łodzi, gdzie zlokalizowane są centra digitalizacji i archiwizacji. Kierował wieloma projektami wdrożeń nagrodzonymi licznymi wyróżnieniami branżowymi.
Podaj nam więcej szczegółów, co pomoże nam sprawnie odpowiedzieć na Twoje zapytanie