Przechowywanie dokumentów

Ilość firmowych dokumentów stale rośnie. Umowy, faktury, raporty, pisma urzędowe itp. – wszystkie zawierają firmowe dane, które wymagają zabezpieczenia. Na dodatek wiele z tych dokumentów trzeba przechowywać przez długi czas, gdyż taki obowiązek nałożył na przedsiębiorców ustawodawca. Przechowywanie dokumentów można zlecić profesjonalnej firmie, która zadba o uporządkowanie papierowych zasobów i ułatwi dostęp do zawartych w nich informacji, a zgromadzone dane będą w pełni bezpieczne.  

Zapytaj o ofertę

Bezpieczne przechowywanie dokumentacji

W Impel Business Solutions sp. z o.o. oferujemy kompleksową usługę przechowywania dokumentów, która stanowi nieodzowny element skutecznego zarządzania dokumentacją w Twojej firmie. Wyspecjalizowany zespół zajmuje się każdym etapem procesu przechowywania, zapewniając bezpieczne i efektywne gromadzenie Twoich dokumentów.  

Usługi dodatkowe:

  • Skanowanie dokumentów „na życzenie”– dzięki temu możesz uzyskać dostęp do elektronicznych kopii swoich dokumentów w dowolnym momencie.
  • Bieżąca obsługa dokumentów – zapewniamy profesjonalną obsługę dokumentów, włączając w to przyjęcia, wypożyczenia, zwroty i ewentualne brakowanie. Każda operacja na dokumentacji jest starannie rejestrowana w systemie, aby zapewnić pełną kontrolę nad ich obiegiem.

 

Przechowywanie dokumentów jest realizowane zgodnie z wymogami Systemów Zarządzania Jakością i posiadamy certyfikaty: ISO 9001:2015 oraz Certyfikat Bezpieczeństwa Informacji wg normy ISO/IEC 27001:2017. 

Jak przebiega przechowywanie dokumentów? 

 

przechowywanie dokumentów

Dlaczego przechowywanie dokumentacji jest ważne?


Zaplanowany proces przechowywania 

 

Na każdym etapie przekazywania dokumentacji przygotowujemy protokoły zdawczo-odbiorcze w zaplombowanych opakowaniach. Dokumenty odbieramy bezpośrednio z Twojej firmy i transportujemy do naszego specjalnie przystosowanego magazynu, który spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa. Następnie dokumenty są rejestrowane w systemie, otrzymują unikalne kody kreskowebarkody oraz sporządzany jest spis dla Ciebie, co umożliwia łatwe śledzenie i odnajdywanie dokumentów w przyszłości. 


Bezpieczeństwo i kontrola 

 

Przechowujemy dokumenty w magazynie wysokiego składowania, który zlokalizowany jest na terenie centrum logistycznego z limitowanym dostępem i systemem monitoringu obiektu. Jest ściśle nadzorowany i monitorowany systemem kamer. Magazyn posiada też systemy pomiaru wilgotności powietrza i temperatury, które gwarantują odpowiednie warunki przechowywania dokumentów. W ramach ochrony ppoż. magazyn wyposażony jest w automatyczny system przeciwdziałania pożarom. 


Uporządkowanie dokumentacji

 

Przekazanie dokumentacji do przechowywania wiąże się z jej uporządkowaniem i zabezpieczeniem. Ułatwia to usystematyzowanie wiedzy o całym zasobie, planowe jego gromadzenie i późniejsze udostępnianie. Dostęp do dokumentów mają tylko osoby uprawnione, co gwarantuje pełną wiedzę o obiegu informacji w firmie.

Jakie korzyści zapewnia przechowywanie dokumentów?

Uwolnienie powierzchni od dokumentacji

Zabezpieczenie dokumentacji firmowej - utworzenie kopii zapasowych i kontrola dostępu do dokumentów

Zapewnienie optymalnych warunków przechowywania

Optymalizacja kosztów przechowywania – okresowe przeglądy dokumentacji pod kątem upływu czasu przechowywania

Nasi klienci

Referencje

Od początku 2018 r. nasza firma nawiązała współpracę z firmą Impel Business Solutions sp. z o.o. w zakresie digitalizacji i archiwizacji dokumentów przewozowych. Usługa realizowana jest zgodnie z zapisami umowy. Firma IBS dba o sumienne i terminowe realizowanie powierzonej usługi.

 

Poltraf sp. z o.o.

Współpraca obejmuje usługi przechowywania, brakowania i niszczenia dokumentacji.

Współpraca przebiega w sposób bardzo dobry, jakość oferowanych usług jest wysoka a realizowane usługi cechuje wysoki poziom terminowości.

 

Bonifraterskie Centrum Medyczne Sp.z o.o.

Firma Impel Business Solutions sp. z o.o. dostosowuje rozwiązania do indywidualnych potrzeb klienta i konstruktywnie podchodzi do jego oczekiwań. Serdecznie polecamy korzystanie z usług firmy Impel Business Solutions sp. z o.o. związanych z procesami zarządzania dokumentacją i digitalizacją.

 

Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Ruchu Drogowego w Łodzi

Mając na uwadze spełnienie wysokich standardów dotyczących bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów, powierzamy zadania spełniającym odpowiednie kryteria profesjonalne specjalistom firmy Impel. Można ufać ich wiedzy dotyczącej regulacji prawnych związanych z kontrolą przechowywania dokumentacji, a także zapewnieniu szybkiego do niej dostępu, sposobu jej porządkowania oraz klasyfikowania. Co z kolei przekłada się na dobrą, wieloletnią współpracę naszej firmy z IBS-em.

 

Komfort S.A.

PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. – Oddział Kopalnia Węgla Brunatnego Bełchatów potwierdza, że firma Impel Business Solution Sp. z o.o, zrealizowała na rzecz PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. – Oddział Kopalnia Węgla Brunatnego Bełchatów usługi związane z przechowywaniem, brakowaniem i niszczeniem dokumentacji.
Przedmiotowe prace zostały wykonane prawidłowo i w zaplanowanym terminie. Zobowiązania z tytułu złożonych zamówień dostawca wykonał należycie.

 

PGiNG S.A

Kto korzysta z usługi przechowywania dokumentów?

 

klienci Impel

Nasi eksperci

Bartosz Dąbrowski IBSBartosz Dąbrowski, dyrektor ds. zarządzania dokumentacją

odpowiada za obsługę klientów oraz rozwój usług związanych z zarządzaniem dokumentacją. Nadzoruje wyspecjalizowane działy we Wrocławiu i Łodzi, gdzie zlokalizowane są centra digitalizacji i archiwizacji. Kierował wieloma projektami wdrożeń nagrodzonymi licznymi wyróżnieniami branżowymi.

 

Zapytaj o ofertę

Skontaktuj się z nami
i sprawdź ofertę

Zapytaj o ofertę

Inne usługi

Zobacz więcej